Managementinformatie uit Databeamer

Welke managementinformatie beschikbaar is, hangt af van de gegevens die Databeamer vastlegt en van de manier waarop de organisatie het platform inricht. Daarbij zijn twee bronnen te onderscheiden: metadata over de organisatie en het gebruik van Databeamer, en kenmerken van logboeken.

1. Onze benadering van managementinformatie #

Managementinformatie helpt om vragen te beantwoorden over de werking van de organisatie en de processen die daarin plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Sturing: waar neemt het gebruik toe, hoe is het werk verdeeld en waar is mogelijk extra aandacht nodig?
• Verantwoording: welke activiteiten zijn uitgevoerd en welke resultaten of aantallen kunnen worden gerapporteerd?
• Controle: zijn zaken afgerond, zijn er achterstanden en worden gemaakte afspraken nageleefd?
• Leren en verbeteren: hoe ontwikkelen processen zich en waar is aanleiding om de werkwijze te evalueren?

Niet iedere managementvraag kan met gegevens uit Databeamer worden beantwoord. De beschikbare informatie hiervoor is beperkt.

2. Managementinformatie uit organisatie- en gebruiksmetadata #

Databeamer verwerkt een beperkte hoeveelheid metadata die nodig is om het platform te laten functioneren. Anders dan de inhoud van berichten en bestanden is een klein deel van deze metadata niet versleuteld. Daardoor kan deze informatie worden gebruikt voor bepaalde overzichten en tellingen voor jouw organisatie, zonder dat de inhoud van vertrouwelijke informatie daarvoor hoeft te worden ingezien.

Welke overzichten daadwerkelijk beschikbaar zijn, hangt af van de gegevens die Databeamer vastlegt, de specifieke instellingen van jouw organisatie (bijvoorbeeld groepstypes en labels) en de rapportagemogelijkheden die we aanbieden. De gegevens van jouw organisatie zijn niet toegankelijk voor medewerkers van andere organisaties.

Welke informatie kan dit opleveren? #

Onderwerp	Mogelijke managementvragen
Medewerkers en accounts	Hoeveel accounts zijn er binnen de organisatie? Hoeveel gasten zijn benaderd?
Organisaties	Hoe is het gebruik verdeeld over de organisatie?
Groepen	Hoeveel groepen zijn er? Hoe zijn groepen verdeeld naar type of status?
Groepsleden	Wat is de gemiddelde groepsverdeling over het aantal groepen en groepstypes? Hoeveel samenwerking vindt plaats binnen groepen of met externe deelnemers?
Bestanden	Hoeveel bestanden zijn er opgeslagen? Hoe is het aantal logboektypes verdeeld over groepen, voor zover die gegevens beschikbaar zijn?
Gebruik en capaciteit	Hoe verhoudt het gebruik zich tot de beschikbare capaciteit en de abonnementslimieten?

Deze informatie kan helpen om de inrichting en het gebruik van Databeamer te volgen. Een groeiend aantal groepen kan bijvoorbeeld aanleiding zijn om te kijken of de groepsindeling nog overzichtelijk is. Een groeiend aantal bestanden kan aanleiding zijn om de opslagcapaciteit of afspraken over bewaren en archiveren te evalueren.

Let op: een momentopname is niet hetzelfde als een trend #

Een telling laat zien hoe de situatie er op een bepaald moment uitziet. Om te kunnen vaststellen of het gebruik groeit, afneemt of verandert, zijn gegevens over meerdere meetmomenten nodig.

Ook zeggen aantallen op zichzelf niet alles. Veel groepen betekenen niet automatisch dat er onnodig veel groepen zijn. En een groep met weinig bestanden is niet per definitie minder actief of minder belangrijk. Combineer cijfers daarom altijd met kennis van de processen en de context van de organisatie.

3. Managementinformatie uit logboeken #

Naast de metadata over de organisatie en het gebruik kan Databeamer managementinformatie opleveren op basis van de kenmerken van logboeken. Deze kenmerken zijn op organisatieniveau door de organisatiebeheerder in te stellen. Deze kenmerken zijn niet versleuteld.

Logboeken kunnen worden ingedeeld met typen, labels en statussen. Door deze kenmerken consequent te gebruiken, kunnen aantallen worden gegroepeerd en kan de voortgang van geregistreerde activiteiten inzichtelijk worden gemaakt.

Welke gegevens gebruik je? #

• Type: om wat voor soort logboek gaat het? Bijvoorbeeld een analyse, een verslag of een voortgangslog.
• Label: welk aanvullend kenmerk is van toepassing? Bijvoorbeeld een soort verslag (zoals een vergaderverslag, review of kennismaking) of de categorie van een activiteit.
• Status: wat is de huidige fase? Bijvoorbeeld open, gesloten of gearchiveerd.
• Groep: binnen welk type groep valt het logboek? Welke kenmerken heeft de groep en wat is de actuele status van die groep?
• Periode: wanneer is een logboek aangemaakt, gewijzigd, gesloten of gearchiveerd, voor zover deze momenten worden vastgelegd en beschikbaar zijn?

De combinatie van deze gegevens bepaalt welke vragen je kunt beantwoorden. Een type kan bijvoorbeeld het onderwerp aangeven, een label de categorie en een status de voortgang.

Voorbeelden van managementvragen #

Doel	Voorbeelden
Sturing	Welke typen logboeken komen het meest voor? Hoe is het werk verdeeld over groepen? Waar neemt het aantal openstaande logboeken toe?
Verantwoording	Hoeveel klanten hebben we kunnen helpen in een bepaalde periode? Hoeveel afspraken zijn per categorie vastgelegd en gesloten?
Controle	Welke logboeken staan al lang open? Zijn er nog openstaande logboeken in groepen die zijn beëindigd? Zijn gesloten logboeken tijdig gearchiveerd?
Leren en verbeteren	Welke categorieën komen vaker voor? Verandert de verhouding tussen openstaande en gesloten logboeken?

Dit zijn voorbeelden van vragen die met de juiste inrichting en beschikbare gegevens kunnen worden onderzocht. Niet iedere vraag kan automatisch worden beantwoord. Zo vereist een uitspraak over achterstanden dat duidelijk is wanneer iets als te lang openstaand geldt. Een controle op tijdige archivering vereist bovendien dat de relevante datums en afspraken beschikbaar zijn.

4. Zorg voor een betrouwbare inrichting #

Managementinformatie is alleen bruikbaar als de onderliggende gegevens op een consistente manier worden vastgelegd.

Spreek af hoe typen, labels en statussen worden gebruikt #

Leg vast welke typen en labels beschikbaar zijn, wat ze betekenen en wanneer een status verandert. Gebruik waar mogelijk organisatiebrede vaste lijsten, zodat dezelfde categorieën niet op verschillende manieren worden geregistreerd.

Lees meer hierover binnen logboeken en groepen.

Beperk het aantal typen en labels tot wat echt nodig is. Een te uitgebreide indeling maakt registreren ingewikkelder en kan overzichten minder betrouwbaar maken.

Maak onderscheid tussen open, gesloten en gearchiveerd #

Spreek af wanneer een logboek wordt gesloten en wanneer het wordt gearchiveerd. Gebruik deze statussen consequent. Voor rapportages over een periode is ook van belang welke datum leidend is, bijvoorbeeld de datum waarop een logboek is gesloten.

Verander de inrichting bewust #

Als typen of labels veranderen, kunnen vergelijkingen met eerdere perioden minder betrouwbaar worden. Leg daarom vast wat er verandert en vanaf wanneer een nieuwe indeling geldt.

Ga zorgvuldig om met persoonsgegevens #

Cijfers per medewerker kunnen gevoelig zijn en gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd. Bepaal vooraf waarvoor zulke gegevens nodig zijn, wees transparant over het gebruik ervan en betrek zo nodig de functionaris gegevensbescherming of ondernemingsraad. Overzichten op groeps- of organisatieniveau verdienen vaak de voorkeur als individuele cijfers niet nodig zijn.

5. Privacy en zichtbaarheid van metadata #

De inhoud van versleutelde berichten en bestanden is niet hetzelfde als de metadata die nodig is om het platform te laten functioneren. Enkele gegevens, zoals groepsnamen en kenmerken als typen, labels en statussen, zijn niet versleuteld. Dat maakt tellingen en bepaalde vormen van managementinformatie mogelijk, maar vraagt ook om zorgvuldigheid bij de inrichting.

Gebruik typen en labels daarom voor neutrale categorieën, niet voor namen van cliënten, zaaknummers, diagnoses of andere vertrouwelijke details. Een label als "Vergaderverslag" kan functioneel zijn; een label met de naam van de betrokkene of de aard van een gevoelig verzoek is dat niet.

Zie Groepen en Logboeken voor meer informatie over de inrichting en zichtbaarheid van gegevens.

6. Begin met concrete managementvragen #

Begin niet met het verzamelen van zoveel mogelijk cijfers. Bepaal eerst welke vragen de organisatie wil beantwoorden en welke informatie daarvoor nodig is.

Bijvoorbeeld:

1. Gebruik en capaciteit: groeit het aantal groepen, medewerkers of bestanden en past dat binnen de beschikbare capaciteit?
2. Voortgang: hoeveel logboeken staan open en hoeveel worden binnen een afgesproken periode gesloten?
3. Verantwoording: welke aantallen of categorieën moeten periodiek worden gerapporteerd?

Bepaal vervolgens welke gegevens hiervoor beschikbaar zijn, welke inrichting nodig is en wie de uitkomsten beoordeelt. Zo blijft managementinformatie doelgericht en voorkom je dat cijfers worden verzameld die weinig toevoegen.

Belangrijk: managementinformatie ondersteunt het gesprek en de besluitvorming; cijfers vervangen geen inhoudelijke beoordeling. Gebruik ze in samenhang met kennis van de praktijk, de gemaakte afspraken en het doel waarvoor de informatie wordt gebruikt.

7. Beschikbaar stellen van managementinformatie #

Managementinformatie is niet standaard zichtbaar. Neem contact met ons op om deze informatie binnen jouw organisatie beschikbaar te stellen.