Een dossierlog bijhouden waar het hele team in schrijft

De situatie. Meerdere mensen werken maandenlang aan hetzelfde klantdossier. Notities staan in e-mails, in chat en in iemands notitieboek. Als een collega afwezig is, weet niemand wat vorige week is afgesproken.

Wat je gebruikt. Een logboek in de Drive van de groep, met tagsuggesties.

1. Maak per dossier één logboek #

Open in de Drive van de groep de map van de klant en kies Nieuw logboek. Noem het naar het dossier. Door het in de map te zetten staat het log naast de documenten waar het over gaat.

2. Spreek tags af #

Open Logboekinstellingen en voeg Tagsuggesties toe zoals #gesprek, #overleg, #besluit, #deadline. Zet Alleen voorgestelde tags toestaan aan zodat het log consistent blijft, en zet Itemdatums laten wijzigen uit als de tijdlijn moet blijven zoals vastgelegd.

3. Schrijf een item zodra er iets gebeurt #

Kies na elk gesprek of overleg Nieuw item, schrijf op wat er gebeurde en wat is afgesproken, en tag het. Gebruik een takenlijst voor open acties. Kies Vastzetten bij het item met de huidige status zodat het bovenaan blijft.

4. Dingen terugvinden #

Items zoeken… doorzoekt de tekst; het tagfilter toont bijvoorbeeld elk #besluit. Nu aan het bekijken laat zien wanneer een collega het logboek tegelijk open heeft.

Wat een collega ziet die het overneemt #

Eerst het vastgezette statusitem, dan de geschiedenis op datum, met elk besluit één tagfilter verderop. Geen overdrachtsgesprek nodig.

Delen buiten het team #

Een logboek staat in de groep en alleen leden kunnen het lezen. Wil je iemand buiten de groep een kopie geven, kies dan Downloaden als Markdown en stuur het bestand per transfer.

Een opmerking over labels #

Gebruikt je organisatie documenttypes en statussen, dan kun je die op het logboek zetten. Anders dan de items zijn die labels zichtbaar voor de server, dus houd klantgegevens eruit.