Privacyverklaring

Versie 2.0 — 23 september 2026

1. Inleiding

Databeamer is een beveiligd communicatie- en samenwerkingsplatform van Full Join B.V. ("Full Join", "wij", "ons" of "onze").

Met Databeamer kunnen organisaties en personen onder meer veilig samenwerken binnen besloten workspaces, bestanden opslaan en delen, communiceren via Chat en Mail, notities en verslagen bijhouden en gebruikmaken van Transfers, Requests en Forms.

Databeamer is ontwikkeld met privacy, informatiebeveiliging en Europese gegevenssoevereiniteit als belangrijke uitgangspunten. Een belangrijk onderdeel daarvan is dat beschermde klantinhoud client-side wordt versleuteld voordat deze onze serverinfrastructuur bereikt. Full Join beschikt daarbij niet over voldoende sleutelmaterialen om dergelijke beschermde klantinhoud zelfstandig in plaintext te ontsleutelen.

Deze Privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Full Join verwerkt, voor welke doeleinden wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor:

de publieke website van Databeamer;
de Databeamer-applicatie;
het gebruik van Databeamer door consumenten, organisaties, medewerkers en andere gebruikers;
ontvangers zonder Databeamer-account aan wie via Databeamer informatie wordt gestuurd of van wie informatie wordt opgevraagd;
contact met Full Join, bijvoorbeeld via onze website;
onze zakelijke en contractuele relaties.

Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken verwijzen wij naar ons afzonderlijke Cookiebeleid.

Wanneer Full Join persoonsgegevens verwerkt namens een organisatie die Databeamer gebruikt, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Full Join de gegevens als verwerker namens die organisatie. De afspraken daarover zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst.

2. Wie zijn wij?

Databeamer wordt aangeboden door:

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620
Telefoon: 040 209 4163
E-mail: hello@databeamer.io

Voor vragen over privacy of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via compliance@databeamer.io.

3. Onze website en de Databeamer-applicatie

3.1 De publieke website

Onze publieke website is bedoeld om informatie te geven over Databeamer en onze dienstverlening.

Bij normaal bezoek aan de publieke website verzamelen wij geen gegevens voor advertentiedoeleinden en gebruiken wij geen trackingcookies om bezoekers over verschillende websites te volgen.

Voor geanonimiseerde webstatistieken maken wij gebruik van Plausible Analytics. Plausible is bij ons zo ingericht dat hiervoor geen trackingcookies of vergelijkbare persistente identificatiemiddelen worden gebruikt.

De website bevat daarnaast contactmogelijkheden waarmee u rechtstreeks een beveiligd verzoek aan Full Join kunt sturen. Meer hierover staat in §4 en §8.

Het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken binnen de publieke website en de Databeamer-applicatie is nader beschreven in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

3.2 De Databeamer-applicatie

De Databeamer-applicatie is een beveiligde omgeving waarvoor een account en multifactor-authenticatie nodig zijn.

Binnen de applicatie kunnen gebruikers onder meer gebruikmaken van:

Drive;
Chat;
Mail;
Notities en verslagen;
Workspaces;
Transfers;
Requests;
Forms;
toegangs- en gebruikersbeheer;
audit- en beveiligingsfuncties.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van de functionaliteit die wordt gebruikt en van de gegevens die gebruikers zelf in Databeamer invoeren.

Voor authenticatie, sessiebeheer, beveiliging en bepaalde gebruikersvoorkeuren maakt de applicatie gebruik van noodzakelijke en functionele cookies en van opslag op uw apparaat. Beide zijn beschreven in het Cookiebeleid.

4. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met Full Join of Databeamer in contact staat.

4.1 Account- en identificatiegegevens

Bij het aanmaken en gebruiken van een Databeamer-account kunnen wij onder meer verwerken:

naam;
e-mailadres;
gebruikersnaam of vergelijkbare accountgegevens;
accountstatus;
organisatiegegevens;
gegevens die nodig zijn voor authenticatie en accountbeveiliging.

Wachtwoorden, PIN-codes, recovery phrases en cryptografische sleutelmaterialen worden niet door Full Join als normale accountgegevens verwerkt. Deze zijn voor ons niet toegankelijk en kunnen dus ook niet door ons worden gebruikt om toegang te krijgen tot beschermde klantinhoud.

4.2 Contactgegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via een contactformulier, kunnen wij gegevens verwerken zoals:

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
organisatie;
functie;
de inhoud van uw bericht of verzoek;
eventuele andere gegevens die u zelf verstrekt.

Onze contactformulieren zijn ingericht als beveiligde Requests binnen de Databeamer-applicatie. De inhoud van een dergelijk verzoek wordt daardoor niet als een onbeveiligd formulierbericht via gewone e-mail afgehandeld.

4.3 Gegevens van medewerkers, ingehuurde personen en stagiairs

In het kader van onze eigen bedrijfsvoering kunnen wij persoonsgegevens verwerken van medewerkers, ingehuurde personen en opdrachtnemers, stagiairs, sollicitanten en andere personen met wie wij een arbeids-, stage- of samenwerkingsrelatie aangaan.

Het kan daarbij onder meer gaan om contactgegevens, contractgegevens, functie- of rolgegevens, administratieve gegevens, toegangsgegevens en gegevens die nodig zijn voor informatiebeveiliging en personeelsadministratie.

4.4 Contract- en factuurgegevens

Bij betaalde dienstverlening kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, facturatie, betalingen, financiële administratie en fiscale verplichtingen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op naam, organisatie, factuuradres, betaalinformatie en transactiegegevens.

4.5 Workspace- en toegangsgegevens

Bij gebruik van workspaces kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die verband houden met samenwerking en toegangsbeheer, zoals:

de workspace waartoe een gebruiker toegang heeft;
de naam van de workspace;
gebruikers- en rolgegevens;
uitnodigingen;
toegangsrechten en wijzigingen daarin;
organisatorische relaties binnen een workspace.

Deze gegevens zijn nodig om te bepalen wie toegang heeft tot welke onderdelen van Databeamer.

4.6 Technische en beveiligingsgegevens

Om Databeamer veilig en betrouwbaar te laten functioneren kunnen wij technische en beveiligingsgerelateerde gegevens verwerken, zoals:

IP-adres;
datum en tijd van login of andere relevante gebeurtenissen;
browser- en apparaatkenmerken;
sessiegegevens;
authenticatie- en beveiligingsgebeurtenissen;
fout- en systeeminformatie;
informatie over pogingen tot ongeautoriseerde toegang.

Deze gegevens worden onder meer gebruikt voor beveiliging, foutanalyse, fraudepreventie, incidentonderzoek en het goed functioneren van de dienst.

4.7 Gebruiks- en auditgegevens

Databeamer legt gegevens vast over relevante gebeurtenissen binnen de dienst, bijvoorbeeld voor beveiliging, toegangscontrole, audit, incidentonderzoek, het beheer van workspaces en de aantoonbaarheid van relevante systeem- en gebruikershandelingen.

Auditgegevens kunnen betrekking hebben op toegang, wijzigingen in rechten, uitgevoerde acties, tijdstippen, de betrokken resource en beveiligingsgebeurtenissen. De precieze gegevens die worden vastgelegd zijn afhankelijk van de gebruikte functionaliteit.

Een deel van de auditgegevens wordt door uw eigen apparaat cryptografisch ondertekend. Daardoor kan achteraf worden vastgesteld dat een handeling door de houder van het betreffende sleutelmateriaal is verricht en dat de vastlegging daarna niet is gewijzigd.

Bewaring. Auditgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging, beheer, incidentonderzoek, aantoonbaarheid en wettelijke of contractuele verplichtingen. Deze gegevens blijven bestaan nadat de onderliggende inhoud is verwijderd of nadat een account is verwijderd, in geanonimiseerde vorm waar dat mogelijk is. Een auditspoor dat samen met de inhoud verdwijnt, heeft geen bewijswaarde.

Inzage en export. Gebruikers kunnen het auditspoor van hun eigen account inzien. Organisaties kunnen de auditgegevens van hun eigen organisatie en workspaces inzien en exporteren. De bewaartermijnen staan in hoofdstuk 13 van de Verwerkersovereenkomst.

4.8 Inhoud die gebruikers zelf verwerken

Gebruikers kunnen via Databeamer persoonsgegevens verwerken in bijvoorbeeld:

bestanden en documenten in Drive;
Chat;
Mail;
Notities en verslagen;
Transfers;
Requests en Forms;
andere inhoud die binnen een workspace wordt opgeslagen of uitgewisseld.

Voor deze inhoud geldt dat de gebruiker of de organisatie die de workspace beheert zelf bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt.

Beschermde klantinhoud wordt client-side versleuteld voordat deze naar onze infrastructuur wordt verzonden. Full Join beschikt niet over voldoende sleutelmaterialen om deze beschermde inhoud zelfstandig in plaintext te ontsleutelen.

Niet alle operationele metagegevens rondom deze inhoud zijn versleuteld. Afhankelijk van de functionaliteit kunnen bijvoorbeeld gegevens over gebruikers, toegangsrechten, statussen, labels of andere operationele informatie nodig zijn om de dienst te laten functioneren.

4.9 Gegevens voor identiteitsverificatie

Full Join kan de identiteit van een gebruiker of van een organisatie controleren en het resultaat daarvan zichtbaar maken als een verificatiekenmerk bij de naam van die gebruiker of organisatie.

Organisaties waarmee wij een overeenkomst sluiten, komen daarvoor in aanmerking. Personen die voor een dergelijke organisatie werkzaam zijn, kunnen een verificatiekenmerk krijgen op verzoek van de beheerder van die organisatie. Het kenmerk wordt ingetrokken zodra de betrokkene de organisatie verlaat.

Wanneer u of uw organisatie een verificatiekenmerk aanvraagt of krijgt, verwerken wij:

de identiteitsgegevens die wij controleren, zoals naam, organisatienaam en e-mailadres; dit zijn de gegevens die al in het profiel staan;
het verzoek van de beheerder van uw organisatie en de daarbij verstrekte onderbouwing;
een interne vastlegging van de beoordeling: welke medewerker van Full Join de controle heeft uitgevoerd, op welk moment, en op welke grond;
het feit dat een verificatiekenmerk is toegekend, vervallen of ingetrokken, met datum.

Wij zien bij identiteitsverificatie geen identiteitsdocumenten in en wij bewaren daarvan dus ook geen kopieën. Wij leggen geen documentnummer en geen burgerservicenummer vast.

Het verificatiekenmerk zelf is zichtbaar voor gebruikers die uw profiel al mogen zien. De onderliggende beoordeling, dus welke medewerker de controle uitvoerde en op welke grond, is niet zichtbaar voor andere gebruikers en wordt niet in profielen of andere openbare weergaven opgenomen.

Wat het verificatiekenmerk juridisch wel en niet betekent, staat in hoofdstuk 4 van de Algemene Voorwaarden.

4.10 Gegevens van ontvangers zonder Databeamer-account

Met Transfers, Requests, Forms en Mail kunnen gebruikers informatie delen met personen die geen Databeamer-account hebben, en informatie bij hen opvragen.

Over die ontvangers verwerken wij:

het e-mailadres dat de afzender heeft opgegeven;
de status van de zending, bijvoorbeeld of deze is geopend, ingetrokken of verlopen, en het tijdstip daarvan;
de gebeurtenissen rondom de toegangsverificatie, bijvoorbeeld de verzending en het gebruik van een eenmalige code per e-mail;
ontvangstbewijzen van gedownloade bestanden;
wanneer de ontvanger daarvoor kiest, een beveiligde sleutel op zijn eigen apparaat waarmee hij later opnieuw toegang kan krijgen zonder telkens een nieuwe code te hoeven ontvangen, met het tijdstip van de laatste verificatie;
technische en beveiligingsgegevens zoals beschreven in §4.6.

Wie is verantwoordelijk? De afzender bepaalt wie informatie ontvangt en welke informatie wordt gedeeld. Wanneer de afzender een organisatie is die Databeamer afneemt, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Vragen over de inhoud van een zending, over de reden waarom u deze ontvangt, of over verwijdering van uw gegevens uit die zending, kunt u daarom het beste richten aan de afzender.

Wij verwerken de gegevens uit deze paragraaf uitsluitend om de zending te kunnen afleveren en beveiligen, en om achteraf aantoonbaar te maken wat er met de zending is gebeurd.

Hoe lang. Een zending bestaat zolang de afzender dat heeft ingesteld. Bij het verlopen of intrekken van een zending wordt het bijbehorende sleutelmateriaal vernietigd en worden de toegangslinks ongeldig. De gebeurtenissen rondom de zending blijven in het auditspoor bestaan, zoals beschreven in §4.7.

Vertrouwelijkheid. Voor zendingen die met een afzenderwachtwoord zijn beveiligd, kan Full Join de inhoud niet ontsleutelen. Voor de laagdrempeliger modus met e-mailverificatie bestaat een technisch pad waarlangs de sleutel kan worden ontsloten, uitsluitend na uw verificatie en uitsluitend per afzonderlijke toegang. Beide modi zijn beschreven in §4.5 van het Beveiligingsbeleid; de afzender kiest welke wordt gebruikt.

Heeft u vragen en kunt u de afzender niet bereiken, neem dan contact met ons op via compliance@databeamer.io.

5. Client-side versleuteling en zero-knowledge architectuur

Databeamer maakt gebruik van client-side end-to-end versleuteling voor beschermde klantinhoud. De versleuteling vindt plaats aan de gebruikerszijde, voordat beschermde inhoud naar de Databeamer-infrastructuur wordt verzonden. De sleutelmaterialen die nodig zijn om toegang tot die inhoud te krijgen, zijn verdeeld over meerdere componenten. Full Join beschikt niet over voldoende sleutelmaterialen om beschermde klantinhoud zelfstandig te ontsleutelen.

De volledige beschrijving van deze architectuur, inclusief wat wel en niet voor de server zichtbaar is en inclusief de modi voor levering aan ontvangers zonder account, staat in hoofdstuk 4 van het Beveiligingsbeleid.

Voor deze Privacyverklaring is vooral van belang dat de architectuur niet betekent dat er helemaal geen persoonsgegevens op serverniveau beschikbaar zijn. Voor het functioneren, beveiligen en beheren van de dienst zijn bepaalde account-, toegangs-, technische en operationele gegevens nodig.

Daarom maken wij in deze Privacyverklaring onderscheid tussen:

beschermde klantinhoud, die client-side wordt versleuteld;
operationele en technische (meta)gegevens, die nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van Databeamer.

6. Waar hebben wij geen toegang toe?

Door de technische architectuur van Databeamer heeft Full Join geen toegang tot de plaintext van beschermde, client-side versleutelde klantinhoud.

Wij kunnen deze inhoud daarom niet:

lezen;
doorzoeken;
inhoudelijk analyseren;
gebruiken voor advertentiedoeleinden;
gebruiken voor profilering;
gebruiken voor het trainen van AI-modellen.

Dit neemt niet weg dat Full Join bepaalde persoonsgegevens en operationele gegevens nodig heeft om accounts, toegangsrechten, beveiliging, facturatie en de werking van Databeamer te kunnen verzorgen.

7. Persoonsgegevens die wij van andere bronnen ontvangen

In sommige situaties ontvangen wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer:

een organisatie een gebruiker uitnodigt voor Databeamer;
een beheerder een gebruiker aan een workspace toevoegt;
een beheerder een verificatiekenmerk aanvraagt voor een van zijn gebruikers;
een zakelijke klant contactgegevens verstrekt voor contractuele of administratieve doeleinden;
een gebruiker door een andere gebruiker wordt uitgenodigd voor samenwerking;
een gebruiker een ontvanger zonder Databeamer-account opgeeft voor een Transfer, Request, Form of Mail;
wij gegevens ontvangen van dienstverleners die namens ons bepaalde administratieve of technische diensten uitvoeren.

Wij gebruiken dergelijke gegevens alleen voor zover dat nodig is voor het betreffende doel en binnen de toepasselijke wettelijke kaders.

8. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

8.1 Het leveren en beheren van Databeamer

Wij verwerken persoonsgegevens om Databeamer beschikbaar te stellen en de verschillende functionaliteiten te laten werken, waaronder:

het aanmaken en beheren van accounts;
authenticatie;
toegangsbeheer;
het beheren van workspaces;
het uitnodigen en beheren van gebruikers;
het beschikbaar stellen van Drive, Chat, Mail, Notities en verslagen, Transfers, Requests en Forms;
het uitvoeren van relevante gebruikers- en systeemhandelingen.

8.2 Het verwerken van contact- en ondersteuningsverzoeken

Wanneer u contact met ons opneemt, gebruiken wij de verstrekte gegevens om uw vraag of verzoek te behandelen, contact met u op te nemen, ondersteuning te bieden, technische of administratieve vragen te beantwoorden en waar nodig een vervolg aan uw verzoek te geven.

Contactformulieren op onze website zijn ingericht als beveiligde Requests binnen Databeamer.

8.3 Het uitvoeren van overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens om overeenkomsten met klanten, gebruikers, leveranciers, medewerkers, opdrachtnemers en andere betrokken partijen uit te voeren. Daaronder vallen onder meer het leveren van de overeengekomen dienstverlening, account- en toegangsbeheer, contractbeheer, administratie, facturatie en communicatie over de dienstverlening.

8.4 Personeels-, stage- en samenwerkingsrelaties

Voor medewerkers, ingehuurde personen en stagiairs verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van de betreffende overeenkomst, personeels- en samenwerkingsadministratie, toegangs- en autorisatiebeheer, informatiebeveiliging, interne communicatie en wettelijke administratieve verplichtingen.

8.5 Beveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken technische, account- en beveiligingsgegevens om Databeamer te beveiligen tegen onder meer ongeautoriseerde toegang, misbruik van accounts, aanvallen op onze infrastructuur, fraude, misbruik van functionaliteiten en andere beveiligingsincidenten.

8.6 Monitoring, audit en incidentonderzoek

Relevante systeem- en gebruikersgebeurtenissen worden vastgelegd om beveiligingsincidenten te onderzoeken, toegang en wijzigingen controleerbaar te maken, de betrouwbaarheid van de dienst te bewaken, audits uit te voeren en wettelijke of contractuele verplichtingen met betrekking tot informatiebeveiliging te ondersteunen.

8.7 Verbetering en onderhoud van de dienstverlening

Wij kunnen technische en geanonimiseerde of anderszins geschikte operationele gegevens gebruiken om fouten op te sporen, prestaties en stabiliteit te bewaken, de betrouwbaarheid van Databeamer te verbeteren, beveiligingsmaatregelen te ontwikkelen en technische problemen te onderzoeken.

Wij hebben geen toegang tot de plaintext van beschermde klantinhoud en gebruiken die dus ook niet hiervoor.

8.8 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van administratie en belastingen, informatiebeveiliging, fraudebestrijding, juridische procedures en verzoeken van bevoegde overheidsinstanties.

8.9 Bescherming van onze rechten en belangen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld voor de bescherming van onze systemen, het voorkomen van misbruik, het vaststellen en verdedigen van juridische claims, het handhaven van overeenkomsten en het beschermen van de veiligheid en integriteit van onze dienstverlening.

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang maken wij een belangenafweging zoals vereist door de toepasselijke privacywetgeving.

8.10 Identiteitsverificatie

Wij controleren de identiteit van gebruikers en organisaties en maken het resultaat zichtbaar, om identiteitsmisbruik, phishing en misleiding binnen Databeamer tegen te gaan. Databeamer wordt gebruikt om vertrouwelijke informatie uit te wisselen; zekerheid over met wie dat gebeurt is daarvoor wezenlijk.

Wij baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbaar platform en op het belang van gebruikers om te weten met wie zij informatie delen (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Wij hebben daarbij een belangenafweging gemaakt.

Bij identiteitsverificatie treedt Full Join op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, ook wanneer de betrokkene gebruiker is van een organisatie die Databeamer afneemt. Deze verwerking valt daarom niet onder de Verwerkersovereenkomst.

9. Kunstmatige intelligentie en profilering

Databeamer is niet ontworpen om gebruikers commercieel te profileren.

De client-side versleutelde inhoud van klanten is voor Full Join niet beschikbaar in plaintext. Full Join gebruikt deze inhoud daarom niet voor het trainen van kunstmatige-intelligentiemodellen. Wij gebruiken klantinhoud ook niet voor het opstellen van commerciële gebruikersprofielen.

Wij nemen op basis van persoonsgegevens geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen uitsluitend door middel van geautomatiseerde besluitvorming, tenzij wij daarover vooraf op een andere manier informeren en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens niet voor commerciële verkoop of advertentiedoeleinden.

10.1 Dienstverleners en verwerkers

Voor bepaalde onderdelen van onze dienstverlening maken wij gebruik van gespecialiseerde dienstverleners. Deze partijen kunnen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover dat nodig is voor de betreffende dienstverlening en op basis van passende afspraken.

Afhankelijk van de dienst kan dit betrekking hebben op hosting en infrastructuur, technische ondersteuning, betalings- en financiële dienstverlening, beveiliging, communicatie en administratieve dienstverlening.

Het actuele overzicht van de subverwerkers die wij inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens namens onze klanten, inclusief hun rol en verwerkingslocatie, staat in hoofdstuk 10 van de Verwerkersovereenkomst.

10.2 Plausible Analytics

Voor beperkte statistieken over het gebruik van onze publieke website maken wij gebruik van Plausible Analytics. De inrichting en het gebruik hiervan worden beschreven in §3.1 en in ons Cookiebeleid.

10.3 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is in het kader van een rechtsprocedure, een bevoegd verzoek van een overheidsinstantie of de bescherming van onze rechten, veiligheid of dienstverlening.

Ook dan blijft de technische beperking gelden dat Full Join niet over voldoende sleutelmaterialen beschikt om beschermde klantinhoud zelfstandig te ontsleutelen.

11. Europese gegevensverwerking

Databeamer is ontwikkeld en ingericht met Europese gegevenssoevereiniteit als belangrijk uitgangspunt.

De productieomgeving van Databeamer en de daarin opgeslagen klantgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Onze primaire hostingomgeving bevindt zich in de regio Amsterdam.

Voor de hosting maken wij gebruik van Scaleway, een Europese cloudprovider. Onze infrastructuur is ingericht met het uitgangspunt dat klantgegevens binnen de Europese Unie worden verwerkt en opgeslagen en dat de primaire dienstverlening niet afhankelijk is van een Amerikaanse cloudprovider of van vergelijkbare infrastructuur buiten de Europese Unie.

De eigendoms- en UBO-structuur van onze hostingleverancier bevat geen verband dat ertoe leidt dat een partij buiten de Europese Unie zeggenschap heeft over onze infrastructuur of over klantgegevens.

Voor ondersteunende diensten waarbij persoonsgegevens eventueel buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden verwerkt, nemen wij de wettelijk vereiste maatregelen en passende waarborgen.

12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

client-side end-to-end versleuteling van beschermde klantinhoud;
moderne cryptografische technieken;
toegangsbeheer en autorisaties;
verplichte multifactor-authenticatie voor alle gebruikersaccounts van Databeamer: naast het wachtwoord is altijd een tweede authenticatiefactor vereist om toegang te krijgen tot de dienst (uitzondering hierop geldt voor die gevallen waarin de gebruiker inlogt via SSO; zie §6.5 in het Beveiligingsbeleid).
een aanvullende factor voordat versleutelde inhoud op een apparaat toegankelijk wordt;
logging en monitoring van relevante beveiligingsgebeurtenissen;
beveiligde softwareontwikkeling, code review en beveiligingstesten;
kwetsbaarheidsbeheer;
netwerk- en infrastructuurbeveiliging;
back-up- en herstelmaatregelen;
incidentmanagement;
beveiligingsbewustzijn en vertrouwelijkheid binnen Full Join.

Ons informatiebeveiligingsmanagementsysteem is ingericht conform ISO/IEC 27001:2022 en de beheersmaatregelen uit Annex A.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen staat in het Beveiligingsbeleid. Daar staan ook de afspraken over beschikbaarheid, gepland onderhoud en de communicatie bij grootschalige verstoringen; de contractuele kant daarvan staat in hoofdstuk 2 van de Algemene Voorwaarden.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. De bewaartermijn verschilt per soort gegevens en verwerking.

13.1 Accountgegevens

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en zolang dit nodig is voor de administratie, beveiliging of afhandeling van de overeenkomst.

Wanneer een account wordt verwijderd, geldt een respijtperiode van dertig dagen. Daarna worden de gegevens van de gebruiker definitief verwijderd en wordt het gebruikersprofiel geanonimiseerd. Binnen die periode kan de verwijdering worden geannuleerd. De volledige beschrijving staat in §13.3 van de Verwerkersovereenkomst.

Bepaalde gegevens kunnen daarna nog worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, geschillen, beveiliging of administratie.

13.2 Inhoud binnen Databeamer

De bewaartermijn van inhoud binnen Databeamer hangt af van de betreffende functionaliteit en van de instellingen of afspraken binnen de workspace. De organisatie of de gebruiker bepaalt die termijnen zelf.

Databeamer biedt daarvoor onder meer een bewaartermijn per Request of Form, een vervaldatum per Transfer, en een bewaartermijn bij het verwijderen van een workspace. De volledige beschrijving van deze instelbare termijnen staat in §13.2 van de Verwerkersovereenkomst.

Gebruikers en workspacebeheerders kunnen, afhankelijk van hun rechten en de betreffende functionaliteit, inhoud verwijderen of laten vervallen.

13.3 Technische en beveiligingsgegevens

Technische, logging- en auditgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, beheer, incidentonderzoek, auditdoeleinden of wettelijke verplichtingen. Zie ook §4.7 en §13.6 van de Verwerkersovereenkomst.

13.4 Contact- en ondersteuningsgegevens

Gegevens uit contact- en ondersteuningsverzoeken worden bewaard zolang dit nodig is om het verzoek te behandelen en, indien relevant, de daaropvolgende relatie of administratie te beheren.

13.5 Wettelijke bewaarplichten

Wanneer wij op grond van de wet verplicht zijn gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren, volgen wij die wettelijke bewaartermijn.

Wanneer Full Join persoonsgegevens namens een klant verwerkt, gelden de bewaarinstructies van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke en de afspraken uit de toepasselijke Verwerkersovereenkomst.

14. Uw rechten

Afhankelijk van de situatie heeft u op grond van de toepasselijke privacywetgeving onder meer het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
beperking van de verwerking te vragen;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
uw persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
een eerder gegeven toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wanneer Full Join persoonsgegevens verwerkt namens een organisatie, moet een verzoek worden gericht aan die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.

14.1 Intrekken van uw verificatiekenmerk

Het verificatiekenmerk uit §4.9 wordt door ons gepubliceerd op basis van een gerechtvaardigd belang. U kunt daartegen bezwaar maken.

Wilt u niet dat uw verificatiekenmerk zichtbaar is, dan kunt u ons verzoeken het in te trekken via het contactformulier op onze website of via compliance@databeamer.io. Wij trekken het kenmerk dan in.

Let op: intrekking is definitief. Wilt u later opnieuw een verificatiekenmerk, dan is daarvoor een nieuwe aanvraag via de beheerder van uw organisatie en een nieuwe controle nodig.

14.2 Een verzoek indienen

Wij kunnen om voldoende informatie vragen om uw identiteit te kunnen vaststellen voordat wij een verzoek uitvoeren.

U kunt een verzoek indienen via het contactformulier op onze website of via compliance@databeamer.io.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs wanneer u een klacht eerst bij ons meldt, zodat wij deze kunnen oplossen; de klachtenprocedure staat in hoofdstuk 21 van de Algemene Voorwaarden.

15. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Databeamer is een algemeen communicatie- en samenwerkingsplatform. Gebruikers kunnen daardoor zelf persoonsgegevens verwerken die vallen onder bijzondere categorieën van persoonsgegevens, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, religie of andere gevoelige onderwerpen.

Wanneer een organisatie Databeamer gebruikt om dergelijke gegevens te verwerken, is die organisatie verantwoordelijk voor:

het bepalen van het doel van de verwerking;
het vaststellen van de wettelijke grondslag;
het informeren van betrokkenen;
het bepalen van passende bewaartermijnen;
het bepalen welke gebruikers toegang krijgen.

Full Join verwerkt dergelijke inhoud binnen de Databeamer-dienst volgens de instructies van de betreffende klant, in haar rol als verwerker.

Door de client-side versleutelingsarchitectuur heeft Full Join geen toegang tot de plaintext van beschermde klantinhoud.

16. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wij nemen beveiligingsincidenten serieus.

Wanneer wij vaststellen dat zich een beveiligingsincident heeft voorgedaan, beoordelen wij de aard, omvang en mogelijke gevolgen daarvan en nemen wij passende maatregelen. Ons incidentproces kent een vaste prioriteitsclassificatie met bijbehorende responstijden.

De meldtermijnen zijn op één plaats vastgelegd, in hoofdstuk 9 van de Verwerkersovereenkomst. Kort samengevat:

wanneer Full Join persoonsgegevens verwerkt namens een klant, informeren wij die klant onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, zodat de klant tijd houdt om aan zijn eigen meldplichten te voldoen;
wanneer Full Join zelf verwerkingsverantwoordelijke is, melden wij een datalek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen waar dat wettelijk vereist is.

17. Wijzigingen van deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, technische architectuur, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen.

Bij belangrijke wijzigingen publiceren wij de gewijzigde versie op onze website en informeren wij, waar wettelijk vereist of redelijkerwijs passend, gebruikers of klanten hierover.

Het versienummer en de datum bovenaan dit document geven aan welke versie geldt en wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

18. Samenhang met andere documenten

Deze Privacyverklaring moet worden gelezen in samenhang met:

Wanneer Full Join persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke klant, gelden de afspraken uit de toepasselijke Verwerkersovereenkomst voor de verwerking in die rol.

19. Contact

Heeft u vragen over deze Privacyverklaring of over de manier waarop Full Join persoonsgegevens verwerkt?

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620
Telefoon: 040 209 4163
E-mail privacy en compliance: compliance@databeamer.io
E-mail algemeen: hello@databeamer.io

Wij helpen u graag verder met vragen over privacy, gegevensverwerking en de beveiliging van Databeamer.