Verwerkersovereenkomst

Versie 2.0 — 23 september 2026

1. Deze overeenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst ("DPA") is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Full Join B.V. ("Full Join", "Verwerker", "wij" of "ons") namens de klant ("Klant" of "Verwerkingsverantwoordelijke") in het kader van het gebruik van Databeamer.

De Klant en Full Join worden afzonderlijk aangeduid als een "Partij" en gezamenlijk als de "Partijen".

1.1 Gegevens van de Verwerker

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620
Telefoon: 040 209 4163
E-mail algemeen: hello@databeamer.io
E-mail privacy en compliance: compliance@databeamer.io
E-mail beveiligingsincidenten: security@databeamer.io

Full Join biedt Databeamer aan als een beveiligd communicatie- en samenwerkingsplatform.

1.2 Rollen van de Partijen

Voor persoonsgegevens die de Klant via Databeamer verwerkt en waarvoor de Klant het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, treedt:

de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 AVG; en
Full Join op als verwerker in de zin van artikel 4, lid 8 AVG.

Deze DPA bevat de afspraken tussen de Partijen over die verwerking zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

Full Join is voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor haar eigen administratie, facturatie, beveiliging, support, andere eigen bedrijfsprocessen en de identiteitsverificatie van gebruikers en organisaties. Deze verwerkingen vallen niet onder deze DPA, maar onder de Privacyverklaring van Full Join.

1.3 Samenhang en rangorde

Deze DPA maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen de Klant en Full Join met betrekking tot Databeamer.

Voor onderwerpen die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant gaat deze DPA voor op alle andere contractuele bepalingen, waaronder een tussen Partijen gesloten order, offerte, overeenkomst of Service Level Agreement, en op de Algemene Voorwaarden. Deze rangorde is gelijkluidend opgenomen in de Algemene Voorwaarden.

De DPA beperkt de verplichtingen van de Partijen onder de toepasselijke privacywetgeving niet.

2. Onderwerp en duur van de verwerking

2.1 Onderwerp

Het onderwerp van de verwerking is het beschikbaar stellen en ondersteunen van Databeamer, waarbij de Klant persoonsgegevens kan verwerken binnen de functionaliteiten van het platform.

Databeamer omvat onder meer:

Workspaces;
Drive;
Chat;
Mail;
Notities en verslagen;
Transfers;
Requests;
Forms;
gebruikers- en toegangsbeheer;
audit- en beveiligingsfuncties;
eventuele aanvullende functionaliteiten die onderdeel worden van de Dienst.

2.2 Duur

De verwerking duurt zolang de overeenkomst tussen de Partijen van kracht is en Full Join persoonsgegevens namens de Klant verwerkt.

Na beëindiging van de overeenkomst gelden de bepalingen over verwijdering, teruggave, bewaarplichten en vertrouwelijkheid zoals opgenomen in deze DPA.

2.3 Aard van de verwerking

Afhankelijk van de door de Klant gebruikte functionaliteiten kan de verwerking bestaan uit verzamelen, vastleggen, opslaan, structureren, beschikbaar stellen, verzenden, raadplegen, wijzigen, verwijderen, beveiligen en het ondersteunen van de Dienst.

De daadwerkelijke verwerking wordt mede bepaald door de keuzes en instructies van de Klant en door de functionaliteiten die de Klant gebruikt.

3. Verplichtingen van de Klant

3.1 Rechtmatige verwerking

De Klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig verwerken van persoonsgegevens via Databeamer.

De Klant zorgt onder meer voor:

een geldige grondslag voor de verwerking;
een passend doel van de verwerking;
het informeren van betrokkenen waar dat vereist is;
het respecteren van de rechten van betrokkenen;
de juistheid van de persoonsgegevens;
passende bewaartermijnen;
het rechtmatig verstrekken van persoonsgegevens aan Full Join.

3.2 Instructies

De Klant geeft Full Join uitsluitend rechtmatige en gedocumenteerde instructies voor de verwerking van persoonsgegevens.

De overeenkomst, deze DPA en de door de Klant gebruikte functionaliteiten van Databeamer vormen samen de basis voor de verwerking. Aanvullende instructies kunnen schriftelijk worden verstrekt.

Full Join mag een instructie weigeren of opschorten wanneer deze naar haar redelijk oordeel in strijd is met de toepasselijke privacywetgeving of technisch niet kan worden uitgevoerd binnen de architectuur van Databeamer.

3.3 Verantwoordelijkheid voor de inhoud

De Klant blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij via Databeamer verwerkt en voor de inhoud die zij binnen Databeamer opslaat, uitwisselt of beschikbaar stelt.

Dit geldt in het bijzonder voor:

de rechtmatigheid van de verwerking;
de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
de personen van wie gegevens worden verwerkt;
toegangsrechten;
bewaartermijnen;
eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

4. Verplichtingen van Full Join

4.1 Verwerking volgens instructies

Full Join verwerkt persoonsgegevens namens de Klant uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren en ondersteunen van Databeamer en overeenkomstig:

deze DPA;
de overeenkomst;
gedocumenteerde instructies van de Klant;
de toepasselijke privacywetgeving.

Wanneer Full Join op grond van het recht verplicht is persoonsgegevens anders te verwerken, zal Full Join de Klant daarover, voor zover wettelijk toegestaan, vooraf informeren.

4.2 Geen eigen gebruik van klantinhoud

Full Join gebruikt persoonsgegevens die zij als verwerker namens de Klant verwerkt niet voor eigen commerciële doeleinden.

Full Join gebruikt de plaintext van beschermde, client-side versleutelde klantinhoud niet voor:

advertentiedoeleinden;
commerciële profilering;
het trainen van kunstmatige-intelligentiemodellen;
andere eigen doeleinden die niet noodzakelijk zijn voor het leveren van de Dienst.

Beschermde klantinhoud is voor Full Join niet beschikbaar in plaintext. Full Join beschikt niet over voldoende sleutelmaterialen om dergelijke inhoud zelfstandig te ontsleutelen.

4.3 Technische beperking van toegang tot beschermde klantinhoud

Databeamer maakt gebruik van client-side end-to-end versleuteling. De normatieve beschrijving van die architectuur, inclusief wat wel en niet voor de server zichtbaar is en inclusief de modi voor levering aan ontvangers zonder Databeamer-account, staat in hoofdstuk 4 van het Beveiligingsbeleid.

Voor deze DPA zijn daarvan de volgende gevolgen van belang. Full Join kan beschermde klantinhoud niet zelfstandig:

lezen;
inhoudelijk doorzoeken;
inhoudelijk analyseren;
inhoudelijk wijzigen;
namens de Klant ontsleutelen.

Deze technische beperking laat onverlet dat Full Join bepaalde operationele, technische en beveiligingsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van Databeamer.

Voor de leveringsmodus met e-mailverificatie, beschreven in §4.5 van het Beveiligingsbeleid, geldt de hierboven genoemde beperking niet in dezelfde mate: voor die zendingen bestaat een technisch pad waarlangs de sleutel kan worden ontsloten, uitsluitend na verificatie van de ontvanger en uitsluitend per afzonderlijke toegang. De Klant bepaalt zelf per zending welke modus wordt gebruikt.

5. Vertrouwelijkheid

5.1 Vertrouwelijkheid

Full Join behandelt persoonsgegevens die zij namens de Klant verwerkt als vertrouwelijk. Full Join zorgt ervoor dat personen die namens haar toegang hebben tot persoonsgegevens:

deze uitsluitend verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden;
gebonden zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen;
passende beveiligingsinstructies ontvangen.

5.2 Need-to-know

Toegang tot persoonsgegevens binnen de systemen van Full Join wordt beperkt volgens het principe van least privilege en need-to-know. Waar mogelijk wordt toegang technisch beperkt tot de systemen en gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende taak.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

6.1 Passende maatregelen

Full Join treft passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 AVG, rekening houdend met:

de stand van de techniek;
de uitvoeringskosten;
de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking;
de waarschijnlijkheid en ernst van risico's voor betrokkenen.

Full Join beschikt over een informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) dat is ingericht conform ISO/IEC 27001:2022 en de beheersmaatregelen uit Annex A.

6.2 Overzicht van de maatregelen

De technische en organisatorische maatregelen die Full Join heeft getroffen, zijn opgenomen in Bijlage B bij deze DPA.

Het Beveiligingsbeleid beschrijft deze maatregelen uitgebreider en in samenhang; de Technologie-pagina beschrijft de cryptografische details.

7. Bijstand aan de Klant

Full Join ondersteunt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, bij het nakomen van verplichtingen uit de AVG.

Dit betreft onder meer:

verzoeken van betrokkenen;
beveiligingsincidenten en datalekken;
gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's);
voorafgaande raadpleging van een toezichthouder;
vragen van toezichthouders;
informatie die noodzakelijk is om de naleving van artikel 32 AVG aan te tonen.

De mate van bijstand wordt bepaald door wat technisch en organisatorisch redelijkerwijs mogelijk is.

8. Rechten van betrokkenen

8.1 Verzoeken van betrokkenen

Wanneer Full Join een verzoek van een betrokkene ontvangt met betrekking tot persoonsgegevens die zij namens de Klant verwerkt, zal Full Join de Klant daarvan zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen, tenzij Full Join wettelijk verplicht is zelf op het verzoek te reageren.

De Klant blijft verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken van betrokkenen.

8.2 Technische beperking

Door de client-side versleutelingsarchitectuur heeft Full Join geen toegang tot de plaintext van beschermde klantinhoud (zie §4.3).

Full Join kan daarom niet zelfstandig:

inzage geven in de plaintext van beschermde klantinhoud;
beschermde inhoud corrigeren;
beschermde inhoud inhoudelijk verwijderen;
beschermde inhoud inhoudelijk overdragen.

Voor zover de functionaliteit van Databeamer dergelijke handelingen door de Klant mogelijk maakt, kan de Klant deze zelf uitvoeren. Full Join biedt, binnen de technische mogelijkheden van de Dienst, redelijke ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen.

9. Datalekken en beveiligingsincidenten

9.1 Classificatie en respons

Full Join beschikt over een gedocumenteerd incidentbeheerproces. Ieder incident wordt bij melding geclassificeerd; de classificatie bepaalt de responstijd en de escalatieroute:

Prioriteit	Voorbeeld	Eerste respons
P1 — kritiek	Actieve aanval, vermoedelijk datalek van klantdata, uitval van alle productieclusters, vermoedelijke compromittering van cryptografische sleutels	binnen 1 uur
P2 — hoog	Succesvolle ongeautoriseerde toegang zonder aanwijzingen voor data-exfiltratie, verlies of diefstal van een apparaat	binnen 4 uur
P3 — normaal	Geïdentificeerde kwetsbaarheid in productie die nog niet is uitgebuit	binnen 8 uur op een werkdag
P4 — laag	Potentiële beleidsafwijking zonder directe impact, reguliere melding via de meldprocedure voor kwetsbaarheden	volgende werkdag

9.2 Melding aan de Klant

Wanneer Full Join kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op persoonsgegevens die zij namens de Klant verwerkt, informeert Full Join de Klant onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking.

Deze termijn is bewust korter dan de wettelijke termijn voor de Klant zelf. Daarmee houdt de Klant voldoende tijd over om binnen 72 uur aan zijn eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens te voldoen (artikel 33 AVG), en om te voldoen aan eventuele meldplichten uit de NIS2-richtlijn of de Cyberbeveiligingswet die op de Klant rusten.

De melding gaat naar het door de Klant opgegeven beveiligingscontact, per e-mail en indien nodig telefonisch. De Klant is verantwoordelijk voor het actueel houden van dat contact.

9.3 Inhoud van de melding

De melding bevat, voor zover bekend en redelijkerwijs beschikbaar:

de aard van het incident;
de betrokken systemen of verwerkingen;
de categorieën persoonsgegevens;
de categorieën en, voor zover mogelijk, het aantal betrokkenen;
de mogelijke gevolgen;
genomen of voorgestelde maatregelen;
een contactpunt voor verdere informatie.

Full Join wacht met melden niet op volledige technische zekerheid. De melding wordt aangevuld zodra nieuwe informatie beschikbaar komt.

9.4 Eigen meldplicht van Full Join

Wanneer een incident betrekking heeft op persoonsgegevens waarvoor Full Join zelf verwerkingsverantwoordelijke is, meldt Full Join dit binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 33 AVG, en informeert zij betrokkenen waar dat wettelijk vereist is.

9.5 Samenwerking en evaluatie

Full Join neemt passende maatregelen om een incident te beheersen en de gevolgen ervan te beperken.

Full Join werkt redelijkerwijs mee aan de beoordeling van het incident en aan de verplichtingen van de Klant richting toezichthouders en betrokkenen. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen wettelijke meld- en informatieverplichtingen.

Na afsluiting van een incident met prioriteit P1 of P2 voert Full Join een evaluatie uit waarin oorzaak, detectie, herstel en preventieve maatregelen worden vastgelegd. De voor de Klant relevante uitkomsten daarvan worden op verzoek gedeeld.

10. Subverwerkers

10.1 Algemene toestemming

De Klant geeft Full Join algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren en ondersteunen van Databeamer.

Full Join zorgt ervoor dat iedere subverwerker contractueel verplicht is tot passende bescherming van persoonsgegevens.

10.2 Verplichtingen van subverwerkers

Full Join legt aan subverwerkers verplichtingen op die ten minste een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden als de relevante verplichtingen uit deze DPA. Deze verplichtingen omvatten onder meer:

verwerking uitsluitend voor overeengekomen doeleinden;
vertrouwelijkheid;
passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
ondersteuning bij datalekken en verzoeken van betrokkenen;
verwijdering of teruggave van persoonsgegevens wanneer dat van toepassing is.

10.3 Actueel overzicht van subverwerkers

Full Join schakelt op dit moment de volgende subverwerkers in voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant:

Subverwerker	Vestiging	Dienst	Verwerkingslocatie
Scaleway SAS	Frankrijk	Compute, Kubernetes, PostgreSQL, Redis en objectopslag voor de productieomgeving van Databeamer	Europese Unie, regio Amsterdam
Scaleway SAS (Transactional Email)	Frankrijk	Verzending van transactionele e-mail, zoals uitnodigingen, notificaties en verificatiecodes	Europese Unie
Scaleway SAS (Key Manager)	Frankrijk	Sleutelbeheer voor de leveringsmodus met e-mailverificatie, beschreven in §4.5 van het Beveiligingsbeleid	Europese Unie, regio Amsterdam

De identiteits- en toegangsinfrastructuur van Databeamer draait op software die Full Join zelf beheert en host op de hierboven genoemde infrastructuur. Er is daarvoor geen aparte externe identiteitsleverancier betrokken.

Voor de publieke website van Databeamer maakt Full Join gebruik van webstatistieken zonder trackingcookies. Die verwerking valt buiten deze DPA en is beschreven in de Privacyverklaring en het Cookiebeleid.

10.4 Nieuwe subverwerkers en bezwaar

Full Join kan nieuwe subverwerkers toevoegen of bestaande subverwerkers vervangen.

Wanneer een dergelijke wijziging gevolgen kan hebben voor de verwerking van persoonsgegevens namens de Klant, informeert Full Join de Klant voorafgaand aan de ingebruikname, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

De Klant kan binnen dertig kalenderdagen na kennisgeving gemotiveerd bezwaar maken op redelijke gronden die betrekking hebben op gegevensbescherming.

Partijen zullen in dat geval in goed vertrouwen zoeken naar een passende oplossing. Wanneer Partijen binnen dertig kalenderdagen na het bezwaar geen oplossing bereiken, kan de Klant de overeenkomst, of het onderdeel daarvan waarop de betreffende subverwerker betrekking heeft, kosteloos en met onmiddellijke ingang opzeggen. Full Join restitueert in dat geval vooruitbetaalde bedragen naar rato.

11. Europese verwerking en internationale doorgifte

11.1 Europese hosting

De productieomgeving van Databeamer en de daarin opgeslagen klantgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. De primaire hostingomgeving bevindt zich in de regio Amsterdam.

Voor de hosting maakt Full Join gebruik van Scaleway, een volledig Europese cloudprovider.

Full Join richt haar infrastructuur erop in dat klantgegevens binnen de Europese Unie worden verwerkt en opgeslagen en dat de primaire dienstverlening niet afhankelijk is van een Amerikaanse cloudprovider of van vergelijkbare infrastructuur buiten de Europese Unie.

11.2 Beschermde klantinhoud

De client-side versleutelingsarchitectuur beperkt de mogelijkheid voor Full Join en haar infrastructuurleveranciers om toegang te krijgen tot de plaintext van beschermde klantinhoud, zoals beschreven in hoofdstuk 4 van het Beveiligingsbeleid.

11.3 Ondersteunende diensten

Voor bepaalde ondersteunende diensten kan Full Join gebruikmaken van leveranciers die niet dezelfde rol hebben als de primaire hostinginfrastructuur. Full Join beoordeelt daarbij of een dergelijke leverancier persoonsgegevens verwerkt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk worden gemaakt, zorgt Full Join voor een passende wettelijke grondslag en de vereiste waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

11.4 Doorgifte door de Klant

De Klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van doorgifte van persoonsgegevens die hij zelf vanuit Databeamer naar ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte uitvoert.

Full Join wordt door het gebruik van Databeamer niet verantwoordelijk voor een zelfstandige doorgifte die door de Klant of door een door de Klant aangewezen ontvanger wordt geïnitieerd.

12. Verzoeken van toezichthouders en overheidsinstanties

Wanneer Full Join een juridisch bindend verzoek ontvangt van een bevoegde overheidsinstantie dat betrekking heeft op persoonsgegevens die zij namens de Klant verwerkt, handelt Full Join overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Voor zover wettelijk toegestaan toetst Full Join een dergelijk verzoek op geldigheid en reikwijdte en informeert zij de Klant vooraf. Indien vooraf informeren wettelijk niet is toegestaan, informeert Full Join de Klant zodra dit juridisch mogelijk is.

Bij een verzoek om toegang tot beschermde, client-side versleutelde klantinhoud geldt dat Full Join niet beschikt over voldoende sleutelmaterialen om deze inhoud zelfstandig te ontsleutelen.

13. Bewaring, verwijdering en teruggave

13.1 Uitgangspunt

Full Join bewaart persoonsgegevens namens de Klant niet langer dan noodzakelijk voor de levering van de Dienst of overeenkomstig de instructies van de Klant, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen.

13.2 Door de Klant instelbare bewaartermijnen

De bewaartermijn van gegevens binnen Databeamer verschilt per functionaliteit en wordt in belangrijke mate bepaald door de instellingen en instructies van de Klant. De Klant kan onder meer instellen:

een bewaartermijn per Request of Form, waarna ingezonden gegevens en bijbehorende bestanden automatisch worden opgeruimd;
een vervaldatum per Transfer, waarna de zending en de bijbehorende bestanden vervallen;
een bewaartermijn bij het verwijderen van een workspace, gekoppeld aan de classificatie van die workspace; tot het einde van die termijn is de workspace verborgen en alleen-lezen en kan hij worden hersteld, daarna wordt de inhoud definitief verwijderd;
het verwijderen of laten vervallen van afzonderlijke inhoud binnen Drive, Chat, Mail, Notities en verslagen, Transfers, Requests en Forms, afhankelijk van de rechten van de betreffende gebruiker.

Wanneer de Klant geen bewaartermijn instelt, blijft inhoud bestaan zolang de betreffende workspace en de overeenkomst bestaan.

13.3 Verwijdering van een gebruikersaccount

Wanneer een gebruiker zijn account verwijdert of een beheerder dat namens hem doet, wordt het account ingepland voor verwijdering. Na een respijtperiode van 30 dagen worden de gegevens van de gebruiker definitief verwijderd: de door hem beheerde gegevens worden gewist, de opslag in het blokopslagsysteem wordt opgeruimd en de gebruikersgegevens zelf worden geanonimiseerd. Binnen de respijtperiode kan de verwijdering worden geannuleerd.

Auditgegevens over reeds verrichte handelingen blijven bestaan, in geanonimiseerde vorm waar dat mogelijk is. Zie §13.6.

13.4 Beëindiging van de overeenkomst

Na beëindiging van de overeenkomst zal Full Join, naar keuze van de Klant en voor zover technisch mogelijk, de persoonsgegevens retourneren of verwijderen. Dit geldt niet voor zover Full Join wettelijk verplicht is gegevens te bewaren.

De Klant behoudt na beëindiging gedurende dertig dagen toegang tot de exportfunctionaliteit van Databeamer, zoals vastgelegd in de Algemene Voorwaarden.

13.5 Technische beperking bij versleutelde inhoud

Beschermde, client-side versleutelde klantinhoud is voor Full Join niet beschikbaar in plaintext. Full Join kan dergelijke inhoud daarom niet op verzoek in plaintext retourneren, en kan haar niet verwijderen op een manier die uitsluitend via toegang tot de plaintext kan worden uitgevoerd.

De technische mogelijkheden voor verwijdering en beheer van dergelijke inhoud worden bepaald door de functionaliteit van Databeamer en de beschikbare instructies van de Klant.

13.6 Audit- en beveiligingsgegevens

Audit- en beveiligingsgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging, beheer, incidentonderzoek, aantoonbaarheid en wettelijke of contractuele verplichtingen.

Deze gegevens blijven bestaan nadat de onderliggende inhoud is verwijderd of nadat een account is verwijderd. Een auditspoor dat samen met de inhoud verdwijnt, heeft geen bewijswaarde, en zowel de Klant als Full Join hebben dat spoor nodig om achteraf te kunnen vaststellen wat er is gebeurd.

De Klant kan de auditgegevens die betrekking hebben op zijn eigen organisatie en workspaces binnen Databeamer inzien en exporteren.

14. Audit en aantoonbaarheid

14.1 Informatie

Full Join stelt op redelijk verzoek informatie beschikbaar die noodzakelijk is om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit deze DPA wordt voldaan. Dit kan onder meer bestaan uit:

relevante beleidsdocumenten;
beschrijvingen van technische en organisatorische maatregelen;
beveiligingsdocumentatie;
certificeringen;
audit- of assurance-informatie die redelijkerwijs beschikbaar is;
informatie over relevante subverwerkers.

14.2 Audits

De Klant kan, indien redelijkerwijs noodzakelijk om naleving van artikel 28 AVG te beoordelen, een audit of beoordeling verzoeken.

Partijen zullen daarbij zoveel mogelijk gebruikmaken van bestaande certificeringen, rapportages, documentatie en andere assurance-informatie voordat een aanvullende audit wordt uitgevoerd.

Een aanvullende audit:

wordt vooraf schriftelijk afgestemd;
wordt uitgevoerd met redelijke inachtneming van bedrijfscontinuïteit en informatiebeveiliging;
mag geen toegang geven tot gegevens van andere klanten;
mag geen beveiligingsmaatregelen of vertrouwelijke informatie onnodig blootleggen;
wordt uitgevoerd door de Klant of een onafhankelijke deskundige die aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen is gebonden.

De kosten van een aanvullende audit komen in beginsel voor rekening van de Klant. Wanneer uit de audit een materiële tekortkoming in de nakoming van deze DPA door Full Join blijkt, komen de redelijke kosten van die audit voor rekening van Full Join en herstelt Full Join de geconstateerde tekortkoming binnen een redelijke termijn.

15. Verwerkingsoverzicht

De aard van de verwerking kan per Databeamer-functionaliteit verschillen.

Onderdeel	Omschrijving
Onderwerp van verwerking	Het aanbieden en ondersteunen van Databeamer als beveiligd communicatie- en samenwerkingsplatform
Duur	Tijdens de looptijd van de overeenkomst en zolang verwerking namens de Klant plaatsvindt
Doeleinden	Opslag, communicatie, samenwerking, uitwisseling, toegangsbeheer, beveiliging, audit en overige door de Klant opgedragen functionaliteiten
Verwerkingen	Verzamelen, vastleggen, opslaan, beschikbaar stellen, verzenden, raadplegen, wijzigen, verwijderen en beveiligen, voor zover technisch mogelijk
Systemen	Databeamer-applicatie, infrastructuur, API's en ondersteunende systemen die noodzakelijk zijn voor de Dienst

15.1 Categorieën betrokkenen

Afhankelijk van het gebruik van Databeamer kunnen persoonsgegevens betrekking hebben op:

medewerkers van de Klant;
medewerkers van samenwerkingspartners;
klanten en cliënten van de Klant;
leveranciers;
opdrachtnemers;
patiënten, cliënten of andere personen die onderwerp zijn van een dossier of van communicatie;
contactpersonen;
externe samenwerkingspartners;
ontvangers zonder Databeamer-account aan wie de Klant informatie stuurt of van wie hij informatie opvraagt;
andere personen van wie de Klant persoonsgegevens verwerkt.

15.2 Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van de Dienst kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

naam- en identificatiegegevens;
contactgegevens;
account- en gebruikersgegevens;
organisatie- en functiegegevens;
toegangs- en autorisatiegegevens;
communicatiegegevens;
gegevens in documenten en bestanden;
gegevens in Notities en verslagen;
gegevens in Mail en Chat;
gegevens in Requests, Forms en Transfers;
technische gegevens;
audit- en beveiligingsgegevens;
andere persoonsgegevens die door de Klant binnen Databeamer worden verwerkt.

15.3 Bijzondere categorieën

Afhankelijk van de dienstverlening van de Klant kunnen ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, zoals bedoeld in artikel 9 AVG.

De Klant is verantwoordelijk voor het bepalen of en onder welke voorwaarden dergelijke gegevens mogen worden verwerkt.

15.4 Persoonsgegevens van strafrechtelijke aard

Indien de Klant persoonsgegevens van strafrechtelijke aard via Databeamer verwerkt, blijft de Klant verantwoordelijk voor het bestaan van de daarvoor vereiste wettelijke grondslag en passende waarborgen.

16. Wijzigingen van deze DPA

Full Join kan deze DPA wijzigen wanneer:

wet- en regelgeving verandert;
de dienstverlening of de technische architectuur wezenlijk verandert;
beveiligingsmaatregelen worden aangepast;
nieuwe subverwerkers worden ingezet;
wijzigingen noodzakelijk zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Materiële wijzigingen worden ten minste dertig dagen voor inwerkingtreding aan de Klant gecommuniceerd. Wijzigingen mogen het beschermingsniveau van persoonsgegevens niet wezenlijk verminderen.

Wanneer de Klant een materiële wijziging niet aanvaardt, kan hij de overeenkomst binnen dertig dagen na de kennisgeving kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Full Join restitueert in dat geval vooruitbetaalde bedragen naar rato. Dit opzegrecht geldt niet voor wijzigingen die uitsluitend van redactionele aard zijn of die het beschermingsniveau verhogen.

17. Looptijd en beëindiging

Deze DPA treedt in werking zodra de onderliggende overeenkomst voor het gebruik van Databeamer van kracht wordt, en blijft van kracht zolang Full Join persoonsgegevens namens de Klant verwerkt.

Bij beëindiging van de onderliggende overeenkomst blijven bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren van kracht, waaronder:

vertrouwelijkheid;
beveiligingsverplichtingen;
verwijdering en teruggave;
wettelijke bewaarplichten;
aansprakelijkheid voor reeds ontstane verplichtingen.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze DPA is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze DPA worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, overeenkomstig de bepalingen in de onderliggende overeenkomst tussen de Partijen.

Wanneer dwingend recht een andere bevoegde rechter of ander toepasselijk recht voorschrijft, blijven die bepalingen van toepassing.

Bijlage A — Begrippen

AVG
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

Betrokkene
Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie persoonsgegevens betrekking hebben.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
De categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG.

Dienst
De door Full Join aangeboden Databeamer-dienst, waaronder, afhankelijk van de overeenkomst en het gekozen pakket, de website, de applicatie, Workspaces, Drive, Chat, Mail, Notities en verslagen, Transfers, Requests, Forms, API's en daarmee samenhangende functionaliteiten.

Klant
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Full Join een overeenkomst heeft gesloten voor het gebruik van Databeamer.

Klantinhoud
Gegevens, bestanden, berichten, notities, formulieren, verzoeken, communicatie en andere inhoud die door of namens de Klant of zijn gebruikers binnen Databeamer wordt opgeslagen, verzonden of verwerkt.

Beschermde klantinhoud
Klantinhoud die door de client-side versleutelingsarchitectuur van Databeamer wordt beschermd en waarvan Full Join niet over voldoende sleutelmaterialen beschikt om deze zelfstandig in plaintext te ontsleutelen.

Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 4, lid 1 AVG.

Verwerking
Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, gebruiken, beschikbaar stellen, verzenden, verwijderen of vernietigen.

Verwerker
Full Join B.V., voor zover zij persoonsgegevens namens de Klant verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Subverwerker
Een derde partij die door Full Join wordt ingeschakeld om namens de Klant persoonsgegevens te verwerken in het kader van de Dienst.

Persoonsgegevensinbreuk
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4, lid 12 AVG.

Europese Economische Ruimte (EER)
De Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen.

Bijlage B — Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Full Join heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen. Het Beveiligingsbeleid beschrijft deze maatregelen in samenhang; deze bijlage geeft het overzicht dat bij deze DPA hoort.

B.1 Informatiebeveiligingsmanagement

een formeel informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS), ingericht conform ISO/IEC 27001:2022 en de beheersmaatregelen uit Annex A;
risicobeoordeling en risicobehandeling;
beveiligingsbeleid en procedures;
periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

B.2 Versleuteling en gegevensbescherming

client-side end-to-end versleuteling van beschermde klantinhoud;
cryptografische bescherming van gegevens tijdens transport en opslag;
sleutelbeheer volgens de technische architectuur van Databeamer;
scheiding van sleutelmaterialen;
integriteitsbescherming van beschermde gegevens.

De exacte cryptografische implementatie is vastgelegd in de actuele technische documentatie van Databeamer en kan worden aangepast wanneer beveiligingsinzichten of de stand van de techniek daarom vragen. Meer informatie staat op de Technologie-pagina.

B.3 Identiteit en toegangsbeheer

least privilege;
need-to-know;
rolgebaseerde toegangscontrole;
verplichte multifactor-authenticatie voor alle gebruikersaccounts; uitgezonder die gevallen waarin de gebruiker inlogt via SSO; zie §6.5 in het Beveiligingsbeleid).
een aanvullende factor voordat versleutelde inhoud op een apparaat toegankelijk wordt;
tijdige intrekking van toegangsrechten;
monitoring van relevante authenticatiegebeurtenissen.

B.4 Logging en monitoring

logging van relevante systeem- en beveiligingsgebeurtenissen;
cryptografisch ondertekende auditvastlegging van relevante gebruikershandelingen;
bescherming van loggegevens tegen ongeautoriseerde wijziging;
monitoring van verdachte activiteiten;
beveiligingsalerts;
incidentregistratie en opvolging.

B.5 Applicatiebeveiliging

secure software development;
code review;
kwetsbaarheidsbeheer;
beveiligingstesten;
dependency management;
inputvalidatie;
maatregelen tegen veelvoorkomende applicatiekwetsbaarheden.

B.6 Infrastructuur- en netwerkbeveiliging

scheiding van productie-, ontwikkel- en testomgevingen;
netwerkbeveiliging en netwerksegmentatie;
firewall- en toegangsmaatregelen;
beperking van beheertoegang;
rate limiting en maatregelen tegen misbruik;
maatregelen tegen DDoS en andere beschikbaarheidsaanvallen.

B.7 Back-up en herstel

back-up- en herstelprocedures;
bescherming van back-ups tegen ongeautoriseerde toegang;
opslag van back-ups binnen de Europese Unie;
redundante uitvoering over meerdere zones binnen de regio Amsterdam;
jaarlijkse test van de herstelprocedures.

B.8 Incidentmanagement

een gedocumenteerd incidentmanagementproces met prioriteitsclassificatie en responstijden;
procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken;
escalatie van incidenten;
analyse en opvolging;
corrigerende en preventieve maatregelen;
jaarlijkse test van het incidentresponsproces.

B.9 Personeel en vertrouwelijkheid

vertrouwelijkheidsverplichtingen;
passende beveiligingsinstructies;
beveiligingsbewustzijn;
toegangsbeheer op basis van functie en noodzaak;
procedures voor indiensttreding, functiewijziging en uitdiensttreding.

B.10 Leveranciers en subverwerkers

beoordeling van relevante leveranciers;
contractuele beveiligings- en privacyverplichtingen;
beheer van subverwerkers;
beoordeling van wijzigingen in de leveranciersketen.

Bijlage C — Verwerkingsinstructies

De Klant instrueert Full Join om persoonsgegevens te verwerken voor het beschikbaar stellen en ondersteunen van Databeamer overeenkomstig de overeenkomst, deze DPA en de door de Klant gebruikte functionaliteiten.

De instructies omvatten, afhankelijk van het gebruik:

het beschikbaar stellen van Workspaces;
het opslaan en beschikbaar stellen van gegevens binnen Drive;
het faciliteren van communicatie via Chat en Mail;
het faciliteren van Notities en verslagen;
het faciliteren van Transfers;
het faciliteren van Requests en Forms;
het beheren van gebruikers en toegangsrechten;
het vastleggen van audit- en beveiligingsgegevens over relevante systeem- en gebruikershandelingen, het cryptografisch ondertekenen daarvan waar de functionaliteit daarin voorziet, het beschermen van die gegevens tegen wijziging, het bewaren daarvan overeenkomstig §13.6, en het beschikbaar stellen daarvan aan de Klant voor inzage en export;
het uitvoeren van noodzakelijke technische en administratieve handelingen om de Dienst beschikbaar en veilig te houden.

De Klant kan aanvullende gedocumenteerde instructies geven voor zover deze verenigbaar zijn met de Dienst, deze DPA en de toepasselijke wetgeving.

Contact

Voor vragen over deze Verwerkersovereenkomst:

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620
Telefoon: 040 209 4163
E-mail: compliance@databeamer.io