Beveiligingsbeleid

Versie 2.0 — 23 september 2026

1. Inleiding

Informatiebeveiliging is een fundamenteel onderdeel van Databeamer.

Databeamer is een beveiligd communicatie- en samenwerkingsplatform van Full Join B.V. ("Full Join", "wij", "ons" of "onze"):

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620
Telefoon: 040 209 4163
E-mail: hello@databeamer.io

Het platform is ontworpen om organisaties en personen in staat te stellen vertrouwelijke informatie veilig op te slaan, te delen en met elkaar te communiceren.

Dit Beveiligingsbeleid beschrijft de belangrijkste technische en organisatorische maatregelen waarmee Full Join de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Databeamer en de daarin verwerkte gegevens beschermt.

De maatregelen zijn afgestemd op de aard en omvang van Full Join, de architectuur van Databeamer en de risico's die wij identificeren.

Dit Beveiligingsbeleid is een publieke samenvatting van ons interne beveiligingsbeleid. Niet alle interne beveiligingsmaatregelen worden openbaar beschreven, omdat openbaarmaking daarvan de beveiliging van onze systemen zou kunnen verzwakken.

2. Reikwijdte

Dit Beveiligingsbeleid is van toepassing op:

de Databeamer-webapplicatie;
de Databeamer-infrastructuur;
Databeamer-API's en ondersteunende services;
de productie-, ontwikkel- en testomgevingen voor zover relevant;
beveiligings- en beheerprocessen rondom Databeamer;
medewerkers, opdrachtnemers en andere personen die namens Full Join toegang hebben tot relevante systemen;
leveranciers en subverwerkers voor zover zij onderdeel zijn van de dienstverlening.

Het beleid heeft betrekking op zowel technische als organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Voor de verwerking van persoonsgegevens namens klanten geldt daarnaast de Verwerkersovereenkomst.

Voor een beschrijving van de cryptografische architectuur en de gebruikte cryptografische technieken verwijzen wij naar de Technologie-pagina.

3. Organisatorische beveiliging

Informatiebeveiliging is onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering van Full Join. Rollen, verantwoordelijkheden en processen zijn ingericht om de veiligheid van Databeamer en de gegevens die via de dienst worden verwerkt te beschermen.

3.1 Verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging

De eindverantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging binnen Full Join ligt bij de directie. De dagelijkse coördinatie en bewaking van beveiligingsmaatregelen is belegd bij de CISO.

Beveiliging is een gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen het team en maakt onderdeel uit van de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van Databeamer.

3.2 Informatiebeveiligingsmanagement en continue verbetering

Full Join onderhoudt een formeel Information Security Management System (ISMS) met bijbehorend informatiebeveiligingsbeleid. Het ISMS is ingericht conform ISO/IEC 27001:2022 en de beheersmaatregelen uit Annex A. Het externe certificeringstraject is doorlopen; de formele afronding daarvan wacht op de rapportage van de certificerende instelling.

Binnen het ISMS worden onder meer:

informatiebeveiligingsrisico's geïdentificeerd en beoordeeld;
beheersmaatregelen vastgesteld en toegewezen aan een eigenaar;
de werking van maatregelen gemonitord;
verbeteringen geïdentificeerd en opgevolgd;
het beveiligingsbeleid periodiek geëvalueerd.

Informatiebeveiliging is een continu proces. Wij beoordelen onze maatregelen regelmatig en passen deze aan op basis van:

nieuwe dreigingen en kwetsbaarheden;
wijzigingen in onze dienstverlening en architectuur;
ontwikkelingen in cryptografie en in de stand van de techniek;
ontwikkelingen in wet- en regelgeving;
resultaten van audits en beveiligingstesten;
incidenten en de daaruit getrokken lessen.

3.3 Bewustwording en deskundigheid

Full Join zorgt ervoor dat medewerkers en andere betrokkenen die werkzaamheden uitvoeren voor de organisatie beschikken over passende kennis en bewustwording op het gebied van informatiebeveiliging.

Beveiligingsprincipes, verantwoordelijkheden en relevante procedures maken onderdeel uit van de onboarding en worden periodiek onder de aandacht gebracht.

3.4 Toegangsbeheer binnen Full Join

Full Join past voor de eigen medewerkers, systemen en beheerfuncties de principes van least privilege en need-to-know toe. Toegang wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de betreffende werkzaamheden en wordt periodiek beoordeeld.

Het beheer van toegang van klantgebruikers tot organisaties en workspaces is een verantwoordelijkheid van de betreffende klant. Databeamer faciliteert dit met rollen, rechten en toegangscontroles. De verdere uitwerking daarvan staat in hoofdstuk 6.

3.5 Leveranciers en subverwerkers

Full Join hanteert een risicogebaseerde benadering bij het selecteren en beoordelen van leveranciers. Bij die beoordeling worden onder meer meegenomen:

beveiligingsniveau en technische beveiligingsmaatregelen;
privacy en gegevensbescherming;
vestigingsplaats, eigendomsstructuur en juridische context;
certificeringen en assurance-informatie;
continuïteit en de relevante risico's voor Databeamer en haar klanten.

Waar een leverancier namens Full Join persoonsgegevens verwerkt, worden passende contractuele afspraken gemaakt, waaronder waar van toepassing een verwerkersovereenkomst. Leveranciers worden, afhankelijk van hun rol en risico, periodiek geëvalueerd.

Waar mogelijk geven wij de voorkeur aan Europese leveranciers en aan leveranciers met een eigendomsstructuur die aansluit bij onze uitgangspunten voor Europese gegevenssoevereiniteit.

Het actuele overzicht van subverwerkers, hun rol en hun verwerkingslocatie is opgenomen in de Verwerkersovereenkomst, hoofdstuk 10.

3.6 Scheiding van verantwoordelijkheden

Full Join maakt onderscheid tussen de verantwoordelijkheden van Full Join als leverancier van Databeamer en die van de klant als gebruiker van de dienst.

Full Join is verantwoordelijk voor de beveiliging, beschikbaarheid en correcte werking van de Databeamer-infrastructuur en voor de beveiligingsmaatregelen die binnen haar eigen beheerdomein vallen.

De klant is verantwoordelijk voor het gebruik van Databeamer binnen de eigen organisatie, waaronder het toekennen en intrekken van gebruikersrechten, het beheer van workspaces en het zorgvuldig omgaan met authenticatie- en herstelgegevens.

Deze verdeling van verantwoordelijkheden vormt een belangrijk onderdeel van de beveiliging van de dienst.

4. Client-side versleuteling

Dit hoofdstuk bevat de normatieve beschrijving van de versleutelingsarchitectuur van Databeamer. De Algemene Voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst, de Privacyverklaring en het Gebruiksbeleid verwijzen hiernaar en beschrijven uitsluitend de gevolgen die binnen hun eigen onderwerp vallen.

4.1 Beschermde klantinhoud

Databeamer maakt gebruik van client-side end-to-end versleuteling voor beschermde klantinhoud. Deze versleuteling vindt plaats in de omgeving van de gebruiker, voordat beschermde inhoud naar de Databeamer-infrastructuur wordt verzonden.

Beschermde inhoud wordt op de server uitsluitend in versleutelde vorm opgeslagen. Full Join beschikt niet over voldoende sleutelmaterialen om beschermde klantinhoud zelfstandig in plaintext te ontsleutelen. Full Join heeft daardoor geen normale toegang tot de plaintext van beschermde klantinhoud.

4.2 Geen universele master key

Databeamer is ontworpen zonder universele master key waarmee Full Join toegang zou kunnen krijgen tot alle klantinhoud. Het sleutelbeheer maakt gebruik van meerdere onafhankelijke sleutelcomponenten. Geen enkele afzonderlijke component is voldoende om de master key zelfstandig te reconstrueren.

De technische details van deze architectuur, waaronder de 2-of-3 sleutelverdeling, worden beschreven op de Technologie-pagina.

4.3 Wat wel zichtbaar kan zijn

Client-side versleuteling betekent niet dat iedere vorm van metadata voor de server onzichtbaar is.

Om Databeamer te laten functioneren kunnen onder meer de volgende operationele gegevens beschikbaar zijn:

account- en identiteitsgegevens;
toegangsrechten en workspace-relaties;
login- en beveiligingsgebeurtenissen;
bepaalde routing- en statusgegevens;
technische gegevens;
audit- en systeemgegevens;
aantallen of omvang van bepaalde objecten, waar noodzakelijk voor de dienstverlening.

Welke gegevens precies zichtbaar zijn, verschilt per functionaliteit.

4.4 Geen inhoudelijke inspectie

Full Join heeft geen toegang tot de plaintext van beschermde klantinhoud en kan deze daarom niet gebruiken voor inhoudelijke inspectie, commerciële profilering of het trainen van AI-modellen.

Dit is geen uitsluitend organisatorische belofte, maar het gevolg van de technische architectuur van Databeamer.

4.5 Levering aan ontvangers zonder Databeamer-account

Transfers, Requests, Forms en Mail maken het mogelijk informatie te delen met ontvangers die geen Databeamer-account hebben. Voor die levering bestaan twee modi, met bewust verschillende beveiligingseigenschappen.

Modus met afzenderwachtwoord (gevoelige levering). De sleutel waarmee de zending is versleuteld, wordt op het apparaat van de ontvanger afgeleid uit een wachtwoord dat de afzender buiten Databeamer om aan de ontvanger verstrekt. Dat wachtwoord bereikt onze servers nooit. Voor deze modus geldt hetzelfde uitgangspunt als in §4.1: Full Join beschikt niet over voldoende sleutelmateriaal om de inhoud te ontsleutelen.

Modus met e-mailverificatie (niet-gevoelige levering). Voor ontvangers die geen wachtwoord kunnen ontvangen, bestaat een laagdrempeliger modus. De sleutel van de zending wordt dan versleuteld bewaard onder een niet-exporteerbare sleutel in een Europese key-managementdienst. Die sleutel wordt uitsluitend ontsloten op het moment dat de ontvanger zich met een eenmalige code per e-mail heeft geverifieerd, en uitsluitend voor die ene toegang. Iedere ontsluiting wordt vastgelegd in het auditspoor.

Voor deze tweede modus geldt de zero-knowledge-eigenschap uit §4.1 dus niet in dezelfde mate: er bestaat een technisch pad waarlangs de sleutel van die zending kan worden ontsloten. Wij beschrijven dit expliciet omdat het een bewuste afweging is tussen bruikbaarheid en vertrouwelijkheid.

De afzender kiest per zending welke modus wordt gebruikt. Zendingen kunnen worden ingetrokken; daarbij wordt het bewaarde sleutelmateriaal vernietigd en worden de toegangstokens ongeldig gemaakt.

5. Cryptografische beveiliging

Databeamer gebruikt moderne, gestandaardiseerde cryptografische technieken. De actuele cryptografische architectuur is beschreven op onze Technologie-pagina.

Deze omvat onder meer:

authenticated encryption;
hybride klassieke en post-quantum cryptografie;
cryptografische hashing;
sleutelafleiding;
digitale handtekeningen;
sleutelverdeling.

De cryptografische implementatie wordt periodiek beoordeeld en kan worden aangepast wanneer ontwikkelingen in cryptografie, beveiliging of standaarden daartoe aanleiding geven.

Wij vermijden het gebruik van zelf ontwikkelde cryptografische algoritmen wanneer daarvoor gestandaardiseerde of breed beoordeelde alternatieven beschikbaar zijn.

6. Identiteit, authenticatie en toegangsbeheer

6.1 Identiteit en accounts

Databeamer ondersteunt individuele gebruikersaccounts waarmee gebruikers zich authenticeren en toegang krijgen tot de onderdelen van de dienst waarvoor zij geautoriseerd zijn.

Full Join past passende maatregelen toe om accounts en authenticatiemiddelen te beschermen. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met hun wachtwoord, PIN, recovery phrase en andere authenticatie- of herstelgegevens.

6.2 Authenticatie

Voor alle gebruikersaccounts van Databeamer is multifactor-authenticatie (MFA) verplicht: naast het wachtwoord is altijd een tweede authenticatiefactor vereist om toegang te krijgen tot de dienst. Uitzondering hierop is er voor die gevallen waarin de gebruiker inlogt via SSO (zie §6.5).

Daarnaast is een aanvullende factor nodig voordat versleutelde inhoud op een apparaat toegankelijk wordt: de gebruiker ontgrendelt zijn sleutelmateriaal met een PIN in combinatie met het op dat apparaat opgeslagen sleutelaandeel.

Organisaties die Databeamer via hun eigen identity provider koppelen (§6.5) zijn zelf verantwoordelijk voor het authenticatiebeleid binnen die identity provider.

6.3 Autorisatie en rollen

Toegang binnen Databeamer wordt geregeld op basis van rollen en toegangsrechten.

Afhankelijk van de context kunnen rechten worden toegekend op organisatieniveau en binnen afzonderlijke workspaces. Databeamer ondersteunt hierbij verschillende rollen met bijbehorende bevoegdheden.

Toegang tot specifieke Requests, Forms, Transfers en Mail wordt daarnaast bepaald door de personen die als betrokken gebruiker of ontvanger aan deze onderdelen zijn gekoppeld.

6.4 Gebruikerslevenscyclus en Seats

Het beheer van de gebruikerslevenscyclus is een gedeelde verantwoordelijkheid.

Bij persoonlijk gebruik kan een gebruiker het eigen account beëindigen. Full Join kan accounts die gedurende een langere periode niet zijn gebruikt volgens het daarvoor geldende beleid deactiveren.

Bij gebruik binnen een organisatorisch contract bepaalt de organisatie zelf welke gebruikers toegang krijgen en wanneer die toegang wordt gewijzigd of beëindigd. Dit sluit aan bij het Seats-model: de organisatie beschikt, afhankelijk van het contract, over een bepaald aantal Seats en bepaalt zelf aan welke gebruikers deze worden toegewezen.

De organisatie-eigenaar en organisatiebeheerder beheren gebruikers op organisatieniveau. De workspace-eigenaar en workspacebeheerder beheren toegang binnen een workspace.

Organisaties worden geacht Databeamer onderdeel te maken van hun eigen onboarding- en offboardingprocessen.

6.5 Single Sign-On

Databeamer kan, afhankelijk van de gekozen dienstverlening en configuratie, worden gekoppeld aan een identity provider van de organisatie via Single Sign-On (SSO).

Bij gebruik van SSO is de organisatie verantwoordelijk voor het beheer van identiteiten en de gebruikerslevenscyclus binnen haar eigen identity provider, waaronder het verlenen en intrekken van toegang.

Full Join is verantwoordelijk voor de beveiliging en werking van de Databeamer-integratie binnen de overeengekomen configuratie.

6.6 Herstel en recovery

Databeamer maakt gebruik van recoverymechanismen die onderdeel zijn van de cryptografische sleutelarchitectuur.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren van hun recoverygegevens. Wanneer voldoende sleutelmaterialen verloren gaan, kan beschermde klantinhoud niet meer worden ontsleuteld.

Full Join kan beschermde klantinhoud niet buiten de cryptografische toegangsstructuur om herstellen of ontsleutelen.

6.7 Identiteitsverificatie

Identiteitsverificatie is een organisatorische maatregel tegen identiteitsmisbruik binnen de dienst. Het resultaat wordt zichtbaar gemaakt als een verificatiekenmerk bij de naam van een gebruiker of organisatie.

Toekenning en intrekking gebeuren uitsluitend door daartoe bevoegde medewerkers van Full Join, via een afgeschermd beheerkanaal. De identiteit van de medewerker wordt afgeleid uit de authenticatie en kan niet worden opgegeven. Iedere toekenning en intrekking vereist een onderbouwing en wordt samen met die onderbouwing vastgelegd; de statuswijziging en de bijbehorende auditgebeurtenis worden in één transactie doorgevoerd.

Organisaties waarmee Full Join een overeenkomst heeft gesloten, komen in aanmerking voor een verificatiekenmerk. Personen die voor een dergelijke organisatie werkzaam zijn, kunnen een verificatiekenmerk krijgen op verzoek van de beheerder van die organisatie. Het kenmerk wordt ingetrokken zodra de betrokkene de organisatie verlaat.

Voor identiteitsverificatie worden geen identiteitsdocumenten ingezien, gekopieerd of bewaard.

Het verificatiekenmerk vervalt daarnaast automatisch zodra een gecontroleerd identiteitsgegeven wijzigt. Die controle vindt plaats op het niveau van de database, zodat profielwijzigingen, wijzigingen via de identity provider en directe wijzigingen dezelfde regel volgen. Een oud oordeel blijft daardoor nooit op een gewijzigde identiteit staan. Verval en intrekking zijn definitief; een nieuwe toekenning vereist een nieuwe controle.

Een verificatiekenmerk kent geen rechten of bevoegdheden toe binnen de dienst. Autorisatie verloopt uitsluitend via rollen en toegangsrechten zoals beschreven in §6.3.

7. Logging, monitoring en auditability

7.1 Beveiligingslogging

Relevante systeem- en beveiligingsgebeurtenissen worden gelogd om:

beveiligingsincidenten te detecteren;
incidenten te onderzoeken;
ongeautoriseerde toegang te signaleren;
systeemproblemen te analyseren;
relevante handelingen controleerbaar te maken.

7.2 Auditgegevens

Databeamer legt auditgegevens vast over relevante systeem- en gebruikershandelingen. De aard en omvang daarvan verschillen per functionaliteit.

Auditgegevens kunnen betrekking hebben op:

toegang;
wijzigingen in rechten;
relevante acties;
tijdstippen;
resource-identificatie;
beveiligingsgebeurtenissen.

Een deel van de auditgegevens wordt door de client van de gebruiker cryptografisch ondertekend, zodat achteraf kan worden vastgesteld dat een handeling door de houder van het betreffende sleutelmateriaal is verricht en dat de vastlegging daarna niet is gewijzigd.

7.3 Bescherming en bewaring van logs

Beveiligings- en auditgegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde wijziging en toegang. Bewaartermijnen zijn vastgesteld op basis van beveiligings-, operationele, contractuele en wettelijke vereisten en zijn nader beschreven in de Verwerkersovereenkomst, hoofdstuk 13.

Auditgegevens blijven bestaan nadat de onderliggende inhoud is verwijderd: een auditspoor dat met de inhoud zou verdwijnen, heeft geen bewijswaarde.

7.4 Geen plaintext klantinhoud in reguliere logs

Beschermde klantinhoud wordt niet als plaintext in reguliere serverlogs opgeslagen. De client-side versleuteling voorkomt dat Full Join de inhoud van dergelijke gegevens in plaintext kan loggen of analyseren.

8. Applicatiebeveiliging

Full Join ontwikkelt Databeamer volgens de principes van secure software development.

Onze ontwikkelprocessen omvatten waar relevant:

code review;
geautomatiseerde controles;
dependency- en packagebeheer;
kwetsbaarheidsbeheer;
beveiligingstesten;
inputvalidatie;
veilige authenticatie en autorisatie;
bescherming tegen veelvoorkomende webapplicatiekwetsbaarheden;
beoordeling van wijzigingen op beveiligingsimpact.

Waar passend worden geautomatiseerde security scans en aanvullende beveiligingsonderzoeken uitgevoerd.

8.1 Secure Software Development Lifecycle

Beveiliging wordt meegenomen gedurende de gehele softwareontwikkelingslevenscyclus, van ontwerp en ontwikkeling tot testen, deployment, onderhoud en uitfasering.

8.2 Kwetsbaarheden

Wij beoordelen gemelde of intern ontdekte kwetsbaarheden op risico en nemen waar nodig maatregelen om deze te beperken of te verhelpen.

De prioriteit en snelheid van behandeling worden afgestemd op de ernst en mogelijke impact van de kwetsbaarheid, overeenkomstig de classificatie in hoofdstuk 13.

9. Infrastructuur- en netwerkbeveiliging

De Databeamer-infrastructuur wordt beschermd door meerdere technische beveiligingslagen. Deze omvatten onder meer:

netwerksegmentatie;
toegangsbeperkingen;
firewalls;
beveiligde beheerverbindingen;
bescherming van publieke endpoints;
rate limiting;
maatregelen tegen geautomatiseerd misbruik;
bescherming tegen beschikbaarheidsaanvallen en DDoS;
monitoring van relevante netwerkactiviteiten.

De productieomgeving is logisch gescheiden van ontwikkel- en testomgevingen om het risico op ongewenste gegevensuitwisseling te beperken.

Beheertoegang tot kritieke infrastructuur is beperkt tot bevoegde personen en systemen.

10. Scheiding van omgevingen en gegevens

Productie-, ontwikkel- en testomgevingen zijn technisch en organisatorisch van elkaar gescheiden. Productiegegevens worden niet gebruikt in ontwikkel- of testomgevingen.

Wanneer testgegevens nodig zijn, wordt gebruikgemaakt van synthetische, geanonimiseerde of anderszins geschikte gegevens.

Toegang tot productieomgevingen is beperkt tot personen voor wie deze toegang noodzakelijk is.

11. Back-up, herstel, beschikbaarheid en continuïteit

Full Join heeft procedures ingericht voor back-up, herstel en continuïteit van Databeamer, vastgelegd in een bedrijfscontinuïteits- en calamiteitenplan dat periodiek wordt getest.

11.1 Back-up

Afhankelijk van het type gegevens en de technische architectuur worden back-ups gemaakt van:

kritieke service-infrastructuur;
configuratie;
operationele gegevens;
andere gegevens die noodzakelijk zijn voor herstel van de dienstverlening.

Beschermde klantinhoud kan onderdeel zijn van back-up- en herstelmechanismen wanneer dit noodzakelijk is voor de persistentie van de betreffende functionaliteit.

Back-ups worden passend beveiligd en opgeslagen binnen de Europese Unie.

11.2 Herstel

Wij onderhouden runbooks voor het herstel van kritieke systemen. Herstel van infrastructuur verloopt uitsluitend via onze infrastructure-as-code-pipeline; handmatige wijzigingen in de productieomgeving zijn niet toegestaan.

Systemen worden pas hersteld nadat de bronoorzaak is vastgesteld. Voordat een herstelde omgeving weer wordt opengesteld, voeren twee personen onafhankelijk van elkaar een verificatietest uit op de kernfuncties.

Herstelprocedures worden ten minste jaarlijks getest, waaronder een volledige herstel- en identiteitsrestore op een afgescheiden omgeving.

Cryptografische randvoorwaarde bij herstel. Full Join kan versleutelde klantdata en metadata herstellen vanuit back-ups, maar klanten kunnen hun gegevens pas openen zodra zij hun eigen, lokaal beheerde herstelsleutel (recovery phrase) invoeren. Full Join bezit geen master key om dit centraal af te dwingen.

11.3 Beschikbaarheid en redundantie

De infrastructuur van Databeamer is, waar mogelijk, redundant uitgevoerd over meerdere zones binnen de regio Amsterdam, zodat uitval van een deel van de regio beperkte of geen gevolgen heeft voor de beschikbaarheid van de applicatie.

Full Join heeft interne hersteldoelstellingen (RTO en RPO) vastgesteld voor het productieplatform en de identiteitsinfrastructuur. Deze doelstellingen maken geen onderdeel uit van dit publieke beleid; voor klanten met een Service Level Agreement worden ze contractueel vastgelegd.

11.4 Gepland onderhoud

Gepland onderhoud vindt in beginsel plaats buiten kantooruren, op werkdagen tussen 22:00 en 06:00 uur (Nederlandse tijd).

Onderhoud waarbij Databeamer geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar is, wordt ten minste vijf werkdagen vooraf aangekondigd via de applicatie en, waar relevant, per e-mail aan de beheerders van de betreffende organisatie.

Bij urgente beveiligingsmaatregelen of storingen is voorafgaande aankondiging niet altijd mogelijk. In dat geval informeren wij zo spoedig mogelijk achteraf.

11.5 Communicatie bij calamiteiten

Bij een grootschalige verstoring communiceren wij actief, ook wanneer nog niet alles bekend is:

een eerste publieke melding binnen dertig minuten na activering van het calamiteitenplan;
daarna ten minste elk uur een voortgangsupdate, inclusief een verwachte hersteltijd zodra die kan worden gegeven;
na herstel een formele bevestiging per e-mail, met een toelichting op de gevolgen voor de vertrouwelijkheid van klantgegevens.

Wij publiceren geen onbevestigde veronderstellingen over de oorzaak.

12. Gegevensminimalisatie

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor:

het functioneren van Databeamer;
beveiliging;
toegangsbeheer;
ondersteuning;
administratie;
audit;
wettelijke en contractuele verplichtingen.

Door client-side versleuteling kan Full Join de plaintext van beschermde klantinhoud niet inzien. Voor operationele en technische gegevens wordt eveneens gestreefd naar gegevensminimalisatie.

Wanneer gevoelige gegevens onbedoeld in technische logs terecht kunnen komen, zijn maatregelen toegepast om deze te voorkomen, te maskeren of te verwijderen.

13. Incidentmanagement

Full Join beschikt over een gedocumenteerd incidentbeheerproces voor het detecteren, classificeren, beheersen, oplossen en evalueren van beveiligingsincidenten.

Ieder incident wordt bij melding geclassificeerd. De classificatie bepaalt de responstijd en de escalatieroute:

Prioriteit	Voorbeeld	Eerste respons
P1 — kritiek	Actieve aanval, vermoedelijk datalek van klantdata, uitval van alle productieclusters, vermoedelijke compromittering van cryptografische sleutels	binnen 1 uur
P2 — hoog	Succesvolle ongeautoriseerde toegang zonder aanwijzingen voor data-exfiltratie, verlies of diefstal van een apparaat	binnen 4 uur
P3 — normaal	Geïdentificeerde kwetsbaarheid in productie die nog niet is uitgebuit	binnen 8 uur op een werkdag
P4 — laag	Potentiële beleidsafwijking zonder directe impact, reguliere melding via de meldprocedure voor kwetsbaarheden	volgende werkdag

Bij een incident beoordelen wij onder meer de aard en omvang, de betrokken systemen, de mogelijke gevolgen, de genomen maatregelen, de noodzaak tot escalatie en de wettelijke of contractuele meldverplichtingen.

Na afsluiting van een incident met prioriteit P1 of P2 voeren wij een evaluatie uit waarin oorzaak, detectie, herstel en preventieve maatregelen worden vastgelegd, en waarin wordt beoordeeld of het ISMS moet worden aangepast.

De werking van het incidentresponsproces wordt ten minste jaarlijks getest.

13.1 Meldtermijnen

De meldtermijnen richting klanten, betrokkenen en toezichthouders zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst, hoofdstuk 9. Daar staat één keer beschreven binnen welke termijn wij wie informeren.

13.2 Klanten met eigen meldplichten

Full Join valt zelf niet onder de meldplichten van de NIS2-richtlijn en de Nederlandse Cyberbeveiligingswet. Een deel van onze klanten valt daar wel onder.

Ons incidentproces is daarom zo ingericht dat een getroffen klant tijdig over de informatie beschikt die hij nodig heeft om aan zijn eigen meld- en informatieplichten te voldoen, waaronder die uit de NIS2-richtlijn en de AVG. De daarvoor geldende termijn van 24 uur staat in hoofdstuk 9 van de Verwerkersovereenkomst.

14. Europese gegevenssoevereiniteit

Europese gegevenssoevereiniteit is een belangrijk uitgangspunt bij de inrichting van Databeamer.

14.1 Hosting

De productieomgeving van Databeamer en de daarin opgeslagen klantgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Onze primaire hostingomgeving bevindt zich in de regio Amsterdam.

Voor de hosting maken wij gebruik van Scaleway, een Europese cloudprovider.

14.2 Infrastructuur

Wij richten de primaire Databeamer-infrastructuur erop in dat klantgegevens binnen de Europese Unie worden verwerkt en opgeslagen.

Wij zijn voor de primaire hosting van klantgegevens niet afhankelijk van een Amerikaanse hyperscaler.

14.3 Juridische blootstelling

Wij selecteren leveranciers mede op basis van hun eigendomsstructuur, vestigingsplaats en juridische context.

De eigendoms- en UBO-structuur van onze primaire hostingleverancier bevat geen verband dat ertoe leidt dat een partij buiten de Europese Unie zeggenschap heeft over de Databeamer-infrastructuur of over klantgegevens.

De combinatie van Europese infrastructuur, Europese leveranciers en client-side versleuteling is bedoeld om blootstelling aan buitenlandse jurisdicties en ongewenste toegang tot klantgegevens zoveel mogelijk te beperken.

Voor aanvullende diensten waarvoor persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte zouden worden verwerkt, gelden de vereisten uit de toepasselijke privacywetgeving.

15. Personeel en beveiligingsbewustzijn

Informatiebeveiliging is niet uitsluitend een technische verantwoordelijkheid.

Personen die namens Full Join werkzaamheden uitvoeren die relevant zijn voor informatiebeveiliging:

zijn gebonden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen;
krijgen passende beveiligingsinstructies;
worden geïnformeerd over relevante beveiligingsrisico's;
krijgen waar nodig training en bewustwording;
krijgen alleen toegang tot systemen en gegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden.

Beveiligingsbewustzijn wordt periodiek onderhouden. Onderwerpen omvatten onder meer phishing, wachtwoord- en authenticatiebeveiliging, veilig omgaan met vertrouwelijke informatie, incidentmelding, social engineering, en veilige omgang met systemen en apparatuur.

16. Kwetsbaarheden melden

Wij moedigen beveiligingsonderzoekers, klanten en andere personen aan om potentiële kwetsbaarheden verantwoord bij ons te melden.

Een kwetsbaarheid kan worden gemeld via security@databeamer.io. Voor gevoelige meldingen kan gebruik worden gemaakt van onze PGP-mogelijkheid.

Een melding bevat bij voorkeur een duidelijke beschrijving, stappen om het probleem te reproduceren, relevante technische informatie, de mogelijke impact, en eventueel screenshots of andere bewijsmiddelen.

16.1 Verantwoord onderzoek

Bij beveiligingsonderzoek verwachten wij dat onderzoekers:

geen gegevens van andere gebruikers benaderen;
geen gegevens wijzigen of vernietigen;
geen denial-of-service veroorzaken;
geen onnodige toegang tot systemen verkrijgen;
het probleem niet verder exploiteren dan noodzakelijk om de kwetsbaarheid aan te tonen;
ons een redelijke mogelijkheid geven om het probleem te onderzoeken en op te lossen voordat het publiek wordt gemaakt.

16.2 Onze toezegging

Wanneer een onderzoeker zich aan de hierboven genoemde regels houdt, doet Full Join naar aanleiding van dat onderzoek geen aangifte en onderneemt zij geen civielrechtelijke actie tegen die onderzoeker.

Wanneer een onderzoeker onverhoopt toch gegevens van derden inziet en dit direct meldt, de gegevens niet verder verspreidt en deze op ons verzoek vernietigt, geldt dezelfde toezegging.

Deze toezegging laat onverlet dat Full Join verplicht kan zijn gevolg te geven aan een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde autoriteit.

16.3 Onze reactie

Wij streven ernaar een geldige melding binnen vijf werkdagen te bevestigen, de melding te beoordelen, waar nodig maatregelen te treffen en de melder op passende wijze over de voortgang te informeren.

De uiteindelijke behandeltijd is afhankelijk van de aard en ernst van de melding.

17. Audits, certificering en assurance

Full Join beoordeelt periodiek de werking van haar beveiligingsmaatregelen, door middel van interne controles, risicoanalyses, beveiligingstesten, onafhankelijke beoordelingen, certificeringsaudits en andere assurance-activiteiten.

17.1 ISO/IEC 27001

Het ISMS van Full Join is ingericht conform ISO/IEC 27001:2022 en de beheersmaatregelen uit Annex A. Het externe certificeringstraject is doorlopen; de formele afronding wacht op de rapportage van de certificerende instelling. Zodra de certificering formeel is verleend, wordt dit beleid daarop aangepast.

17.2 NEN 7510, 7512 en 7513

Databeamer wordt ook gebruikt door organisaties in de zorg. Full Join bereidt zich daarom voor op certificering tegen NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg) en richt haar dienstverlening in met inachtneming van NEN 7512 (vertrouwensbasis voor gegevensuitwisseling) en NEN 7513 (logging van toegang tot cliëntgegevens).

De auditfunctionaliteit van Databeamer, beschreven in hoofdstuk 7, is mede op die laatste norm afgestemd.

17.3 Informatie aan klanten

Waar relevant kunnen klanten gebruikmaken van beschikbare beveiligingsdocumentatie, certificeringen en andere assurance-informatie, overeenkomstig de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst.

Wij verstrekken geen informatie wanneer openbaarmaking daarvan de beveiliging van Databeamer, van andere klanten of van onze leveranciers redelijkerwijs in gevaar kan brengen.

18. Beperkingen en verantwoordelijkheid van gebruikers

De beveiliging van Databeamer is mede afhankelijk van het handelen van gebruikers en klanten.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor onder meer:

het zorgvuldig omgaan met accountgegevens;
het beveiligen van wachtwoorden en authenticatiemiddelen;
het veilig bewaren van recoverygegevens;
het niet delen van authenticatiemiddelen;
het correct instellen van toegangsrechten;
het tijdig melden van vermoedelijke beveiligingsincidenten.

In het bijzonder geldt dat Full Join door de zero-knowledge architectuur niet kan herstellen wat technisch niet kan worden gereconstrueerd. Wanneer gebruikers onvoldoende sleutelmaterialen of recoverygegevens behouden, kan beschermde klantinhoud onherstelbaar verloren gaan.

Dit is een direct gevolg van het ontwerp van de beveiligingsarchitectuur en niet iets wat Full Join via een backdoor of universele herstelcode kan oplossen.

19. Samenhang met andere documenten

Informatiebeveiliging en privacy zijn nauw met elkaar verbonden. Dit Beveiligingsbeleid beschrijft de beveiligingsmaatregelen; het beschrijft niet de grondslag of de bewaartermijn van iedere afzonderlijke verwerking.

Dit Beveiligingsbeleid moet worden gelezen in samenhang met:

de Privacyverklaring, die de verwerking van persoonsgegevens door Full Join beschrijft;
de Verwerkersovereenkomst, die de verplichtingen van Full Join als verwerker bevat, inclusief de meldtermijnen bij incidenten (hoofdstuk 9), het subverwerkersoverzicht (hoofdstuk 10) en de bewaartermijnen (hoofdstuk 13);
de Algemene Voorwaarden;
het Gebruiksbeleid;
het Cookiebeleid;
de Technologie-pagina, die de technische en cryptografische details beschrijft.

20. Wijzigingen van dit Beveiligingsbeleid

Wij kunnen dit Beveiligingsbeleid aanpassen wanneer:

onze dienstverlening verandert;
onze technische architectuur verandert;
beveiligingsmaatregelen worden aangepast;
nieuwe beveiligingsrisico's ontstaan;
wet- en regelgeving verandert;
wijzigingen noodzakelijk zijn voor certificering of compliance.

Het versienummer en de datum bovenaan dit document geven aan welke versie geldt en wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

21. Contact

Heeft u vragen over de informatiebeveiliging van Databeamer of wilt u een beveiligingskwetsbaarheid melden?

Beveiligingsmeldingen: security@databeamer.io
Compliance en overige vragen: compliance@databeamer.io
Algemeen: hello@databeamer.io of 040 209 4163

Full Join B.V.
Philitelaan 57, unit 404B
5617 AK Eindhoven, Nederland
KvK-nummer 71160620