Jouw rol als organisatiebeheerder

Een succesvolle Databeamer-omgeving begint niet alleen met een veilige en gebruiksvriendelijke applicatie. Ook de manier waarop Databeamer binnen jouw organisatie wordt ingericht en gebruikt is belangrijk.

Als organisatiebeheerder beheer je de organisatie en help je ervoor te zorgen dat Databeamer veilig, passend en effectief wordt gebruikt. Je bent daarmee niet alleen technisch beheerder: juist de combinatie van organisatiekennis, proceskennis en aandacht voor informatiebeveiliging maakt deze rol belangrijk. Bij voorkeur zijn meerdere personen bij het beheer betrokken, bijvoorbeeld iemand van IT of security samen met een proces- of inhoudelijk verantwoordelijke.

Wat Databeamer anders maakt #

Databeamer is ontwikkeld om samenwerking tussen meerdere partijen veilig en soepel te laten verlopen: tussen organisaties, maar ook met privépersonen.

• Laagdrempelig door eenvoud. Databeamer kent weinig vaste velden en is geen dossiersysteem. Het is bedoeld voor samenwerking, communicatie en uitwisseling van wat mensen met elkaar kunnen, mogen en willen delen. De inrichting is vrij, zodat die aansluit bij hoe mensen echt samenwerken.
• Europees. Databeamer is een Europese dienst. Zie de compliancepagina voor hosting, verwerkers en certificeringen.
• Alleen leesbaar voor wie het is bedoeld. Inhoud wordt op het apparaat van de gebruiker op slot gezet; ook Databeamer zelf kan er niet bij. Zie Welkom bij Databeamer.

Deze keuzes hebben gevolgen voor het beheer. De verantwoordelijkheid voor inhoud en inrichting ligt bij de organisatie zelf, en Databeamer kan een account niet namens een gebruiker herstellen. Dat komt op deze pagina's steeds terug.

De organisatie en haar rollen #

De organisatie is verantwoordelijk voor het Databeamer-abonnement, de gebruikers en de beschikbare capaciteit. Vanuit de organisatie worden de groepen aangemaakt en beheerd.

Binnen een organisatie zijn er drie rollen:

Rol	Verantwoordelijk voor
Eigenaar	De hele organisatie en het abonnement, inclusief single sign-on en het aanwijzen van andere eigenaren.
Beheerder	Gebruikers, groepen en organisatie-instellingen.
Lid	Gebruikt Databeamer binnen de groepen waar diegene lid van is.

Een rol kan door meerdere personen worden vervuld. Wijs altijd meer dan één persoon met voldoende beheerrechten aan, zodat het beheer niet van één persoon afhangt. Een organisatie heeft altijd minimaal één eigenaar. Zie Organisaties voor de knoppen.

Beheer is niet hetzelfde als toegang #

Een organisatiebeheerder heeft beheerrechten op organisatieniveau, maar daarmee niet automatisch toegang tot de inhoud van een groep. Toegang tot een groep en de informatie daarin wordt apart geregeld: wie de inhoud nodig heeft, wordt als lid aan die groep toegevoegd.

Dit onderscheid is belangrijk voor privacy en informatiebeveiliging. Beheerrechten betekenen niet dat je alle vertrouwelijke informatie binnen de organisatie kunt inzien, en dat hoort ook zo.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

Dit onderscheid is cryptografisch, niet alleen een instelling. Elke groep heeft een eigen key set die alleen aan de leden van die groep wordt uitgereikt (met ECIES gewrapt voor hun publieke exchange key). De organisatie heeft geen master key en eigenaren en beheerders hebben geen sleutel van groepen waar ze geen lid van zijn. Wat zij wel zien: dat een groep bestaat, haar naam, de ledenlijst en de leesbare labels, types en statussen. Zie Groepen.

Capaciteit #

In het abonnement zijn afspraken gemaakt over capaciteit: het aantal seats, het aantal groepen, de hoeveelheid opslag, het aantal transfers en requests, en het aantal personen van buiten de organisatie waarmee wordt samengewerkt. Je ziet de limieten en het gebruik onder Organisatie-instellingen › Gebruik; zie Abonnement en limieten.

Houd in de gaten of de organisatie binnen de afspraken blijft. Wordt een limiet bereikt of komt die in zicht, neem dan contact op om de capaciteit aan te passen. Signaleer dit op tijd, zodat gebruikers niet onverwacht vastlopen.

Externe medewerkers en gasten #

Een groepsbeheerder kan ook personen van buiten de organisatie toevoegen aan een groep. Zij staan in Databeamer als Externe medewerker: een samenwerkingspartner, een cliënt, een inwoner. Een externe medewerker heeft alleen toegang tot de groepen waarvoor diegene is uitgenodigd, niet tot de organisatie als geheel.

Mensen zonder account die een transfer, request of secure mail van jullie openen, zijn gasten. Zij hebben geen account en geen sleutels; zie Voor ontvangers en inzenders.

Externe medewerkers tellen mee in de capaciteitsafspraken van de organisatie. Groepsbeheerders moeten daar bij het uitnodigen rekening mee houden.

Verder lezen #

• Je organisatie inrichten: van use cases tot mappenstructuur en labels.
• Databeamer invoeren bij je gebruikers: accounts, herstelzin, on- en offboarding, introductie.
• De omgeving beheren en controleren: periodieke controle, rechten van betrokkenen, checklist.