Uw OR werkt onafhankelijk. Uw communicatie ook?
Wie via de bedrijfsmail, Microsoft Teams of SharePoint communiceert, werkt niet écht onafhankelijk. De IT-afdeling valt onder de bestuurder, waardoor strikte vertrouwelijkheid niet altijd gegarandeerd is. Op grond van artikel 17 WOR heeft uw OR recht op de faciliteiten die redelijkerwijs nodig zijn om uw werk onafhankelijk te doen. Databeamer biedt uw OR een eigen, volledig versleutelde werkomgeving buiten het directe bereik van de werkgever of de interne IT-afdeling.
Gewoon één veilige OR-omgeving
Mogelijk herkenbaar als OR-lid: om de vertrouwelijkheid te bewaren, mijd je liever de bedrijfssystemen. Hierdoor wijk je uit naar informele kanalen zoals WhatsApp, privémail en Google Drive. Gevoelige documenten van de bestuurder, zoals reorganisatieplannen of financiële prognoses, belanden in persoonlijke inboxen. Informatie raakt versnipperd, samenwerking met externe adviseurs is lastig en als een besluit later juridisch wordt aangevochten, ontbreekt een sluitende audittrail.
Databeamer brengt alles samen in één gebruiksvriendelijke en zeer beveiligde omgeving. Ontvang adviezen via een veilige link, chat versleuteld met collega-raadsleden en biedt medewerkers een volledig anoniem digitaal meldkanaal. Zo behoudt de OR de regie én de rust.
Onafhankelijk en integer
Een gebrekkige digitale structuur of communiceren via de systemen van de bestuurder brengt voor de OR grote risico's met zich mee:
Schending van de geheimhoudingsplicht (Artikel 20 WOR)
OR-leden zijn wettelijk verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke stukken. Rondslingerende documenten in privéboxen of op onbeveiligde USB-sticks leiden tot een directe wetsovertreding.
Verlies van het vertrouwen op de werkvloer
Medewerkers delen zorgen vaak liever eerst met de OR dan via officiële kanalen. Zonder veilige systemen buiten het zicht van de bestuurder, raakt de OR dit cruciale vertrouwen direct kwijt.
Verlies van bewijskracht bij procedures
Wordt een advies- of instemmingstraject achteraf aangevochten bij de rechter? Zonder een digitaal verzegeld logboek kan men juridisch niet bewijzen hoe het proces exact is verlopen.
AVG-boetes bij signalen
Zodra de OR signalen van medewerkers verwerkt, is de OR wettelijk verwerkingsverantwoordelijke. Privacygevoelige data bespreken via WhatsApp of privémail is in strijd met de AVG en riskeert sancties.
Signalen en meldingen ontvangen
Medewerkers kunnen via een beveiligde, anonieme link een signaal of zorg indienen bij de OR, zonder dat de bestuurder of IT-afdeling dit kan inzien.
De OR bepaalt zelf welke vragen het formulier bevat. Geen account vereist voor de medewerker. Ontvangst direct bevestigd.
Gegevens uitvragen bij betrokkenen
Heeft de OR aanvullende informatie nodig van een medewerker, adviseur of bestuurder? Stuur een beveiligde datarequest met een ingestelde deadline.
De ontvanger levert documenten of antwoorden aan via een versleutelde link, zonder dat daarvoor een account nodig is. Ontvangst en inhoud worden automatisch vastgelegd.
Vertrouwelijke documenten delen en opslaan
Reorganisatieplannen, financiele prognoses of juridische adviezen horen niet thuis in een privémail of op een gedeelde USB-stick. De OR deelt en bewerkt vertrouwelijke documenten in een afgeschermde werkruimte, volledig versleuteld, alleen toegankelijk voor wie daarvoor is uitgenodigd.
Externe adviseurs of vakbondsvertegenwoordigers kunnen als gast worden toegelaten.
Communiceren met de achterban
De OR kan medewerkers via een beveiligde omgeving informeren en bevragen via chat, zonder gebruik te maken van de bedrijfsmailserver of Teams. Reacties van de achterban komen versleuteld binnen, in het dossier en bij de stukken.
De bestuurder heeft geen inzage in wie wat heeft gedeeld.
Gerelateerde oplossingen
Ontdek meer voor HR
Klaar om écht veilig samen te werken?
Geen credit card. Geen dwingend abonnement. Begin klein, groei mee.