Databeamer beoordelen vóór ingebruikname

De situatie. Je organisatie wil Databeamer gebruiken voor vertrouwelijke documenten en persoonsgegevens. Voordat je akkoord geeft, wil je weten wat het beschermt, wat niet, en welke keuzes aan jullie zijn. Deze gids loopt die beoordeling in volgorde door; elke stap wijst naar de pagina met de onderbouwing.

Wat je gebruikt. Databeamer voor security- en privacyfunctionarissen, de blokken Beveiligingsdetails op de functiepagina's en de compliancepagina.

1. Bevestig het beschermingsmodel #

Lees het overzicht en leg het naast je eisen:

• Inhoud wordt op het apparaat versleuteld en de leverancier heeft geen sleutels. Controleer in de tabel van wat de server ziet wat precies onder "inhoud" valt.
• De algoritmen zijn actuele standaarden met post-quantum hybriden. Controleer of ze aan je cryptografiebeleid voldoen.
• Het sleutelbeheer ligt bij de gebruiker, 2-van-3 gesplitst. Controleer of je organisatie accepteert dat de leverancier een account niet kan herstellen.

2. Loop de gegevensstromen door die jullie echt gebruiken #

Open voor elke functie die jullie gaan gebruiken de pagina en lees de Beveiligingsdetails:

Jullie gebruiken	Lees	Besluit
Drive en gedeelde mappen	Bestanden uploaden en ordenen, Groepen	Of de dreigingsscan op hash aanvaardbaar is voor jullie gegevens.
Transfers naar mensen zonder account	Een transfer versturen, Een transfer openen	Welke ontgrendelmodus voor gasten is toegestaan voor welke gegevensklasse; de wachtwoordzin kent geen escrow.
Requests en intakeformulieren	Een request aanmaken, Inzendingen beheren	Standaarden voor bewaartermijn en deadline; wie lezer mag zijn.
Secure Mail	Secure Mail	Of gasttoegang en intrekken aan jullie eisen voldoen.
Chat	Chat en directe berichten	Of de metadata die de server ziet (wie met wie, wanneer) aanvaardbaar is.
Logboeken met labels	Logboeken, Je organisatie inrichten	Een labelbeleid: alleen categorieën, nooit persoonsgegevens.

3. Beoordeel identiteit en toegang #

• Besluit over single sign-on en of inloggen met wachtwoord aan blijft; zie Organisaties.
• Houd er rekening mee dat SSO geen sleutels geeft en dat een nieuwe SSO-gebruiker wordt goedgekeurd door het apparaat van een beheerder. Besluit wie goedkeurt.
• Vertaal jullie rollen naar eigenaar, beheerder, lid en lezer, en leg vast dat beheer geen toegang tot inhoud is; zie Jouw rol als organisatiebeheerder.

4. Stel het beleid voor apparaten en herstel vast #

• Waar bewaren medewerkers hun herstelzin? Een wachtwoordmanager, een verzegelde envelop, of allebei. Leg het vast.
• Is ontgrendelen met een passkey verplicht, toegestaan of ontraden op beheerde apparaten? Zie Apparaten en ontgrendelen.
• Wie mag een accountreset aanvragen, en onder welke voorwaarden? Een reset vernietigt de persoonlijke gegevens van de gebruiker; zie Databeamer invoeren bij je gebruikers.
• Vraag waar mogelijk minimaal twee apparaten per gebruiker, zodat één verloren apparaat geen noodgeval is; zie Een tweede apparaat instellen.

5. Controleer de audit- en incidentkant #

• Het auditlog is per account en per groep, ondertekend door het handelende apparaat en verzegeld in aaneengeschakelde epochs. Controleer of het de gebeurtenissen dekt die jullie beleid vraagt en besluit wie het beoordeelt, en hoe vaak.
• Loop de incidentaanknopingspunten in het overzicht door: verloren apparaat, vertrek, verkeerd geadresseerde transfer, uitgelekte wachtwoordzin.
• Spreek met de beheerders een offboardingvolgorde af; zie Iemand uitschrijven die vertrokken is.

6. Leg de restrisico's vast #

Schrijf op, zodat niemand ze later opnieuw hoeft te ontdekken:

• Metadata is zichtbaar voor de leverancier: identiteiten, namen van groepen, labels, wie met wie uitwisselt.
• Gasttoegang met een code per e-mail zet de sleutel voor die transfer in escrow.
• Sleutelrotatie beschermt toekomstige inhoud, niet wat een verwijderd lid al had ontsleuteld.
• Verloren apparaten plus een verloren herstelzin betekenen een verloren account.

7. Bevestig hosting en compliance #

Hosting, verwerkers, certificeringen en de normen waaraan Databeamer wordt getoetst worden bijgehouden op de compliancepagina, niet in deze documentatie. Leg die naast jullie leverancierseisen en vraag de documenten die je nodig hebt op via contact.

Waar je mee eindigt #

Een kort document met: welke functies in scope zijn, welke ontgrendelmodus voor gasten is toegestaan voor welke gegevens, het labelbeleid, het beleid voor herstelzin en reset, wie SSO-gebruikers goedkeurt en het auditlog beoordeelt, en de geaccepteerde restrisico's. Geef het aan de organisatiebeheerders: het is de input voor Je organisatie inrichten.