Een gedeelde projectmap opzetten voor je team

Een projectleider maakt een groep aan, bouwt de mappenstructuur en krijgt drie collega's aan het werk, allemaal voor de lunch.

De situatie. Maandag start een nieuw project. Vier mensen hebben dezelfde documenten nodig, en "ik mail je wel de laatste versie" moet stoppen.

Wat je gebruikt. Een groep binnen je organisatie, en de Drive daarvan.

1. Maak de groep aan #

Kies Nieuwe groep onderaan de groepenbalk. Kies je organisatie, noem de groep naar het project en voeg een omschrijving van één regel toe. Voeg je drie collega's toe onder Leden. Gebruikt je organisatie groepstypes, kies dan het juiste.

Jij wordt Eigenaar van de groep. Elk lid kan alles in de groep lezen, en niemand buiten de groep kan dat. Hoe dat werkt staat bij Groepen.

2. Bouw de mappenstructuur #

Open de Drive van de groep en maak mappen aan met Nieuwe map: bijvoorbeeld "01 Contract", "02 Werkbestanden", "03 Opleveringen". Bepaal de structuur nu; later verplaatsen is makkelijk met Verplaatsen naar map, maar vroeg afspreken voorkomt verwarring.

3. Upload wat je al hebt #

Kies Uploaden › Map om een bestaande map van je computer in één keer binnen te halen, of sleep bestanden naar de juiste map. Het paneel Uploads toont de voortgang. Alles wordt op je apparaat versleuteld voordat het vertrekt.

4. Voeg een logboek toe voor besluiten #

Kies Nieuw logboek en noem het "Projectlog". Vraag iedereen om voor elk besluit of elke vergadering een item op datum te schrijven. Tags zoals #besluit of #klant maken het log later doorzoekbaar. Zie Logboeken.

5. Vertel het team waar alles staat #

Plaats een kort bericht in de Chat van de groep: de mappenstructuur, het logboek, en de afspraak dat projectbestanden hier staan en nergens anders.

Wat je collega's zien #

De groep verschijnt in hun groepenbalk. De Drive toont dezelfde mappen en bestanden als bij jou, ontsleuteld op hun apparaat. Ze kunnen net als jij uploaden, hernoemen en verplaatsen; alleen Instellingen is beperkt tot eigenaren en beheerders.

Als het project verandert #

Iemand komt erbij: Instellingen › Leden › Lid toevoegen. Die ziet meteen alles in de groep.
Iemand vertrekt: verwijder die persoon. De sleutel roteert automatisch; alleen als in plaats daarvan de banner Sleutelrotatie vereist verschijnt, kies je Nu roteren. Zie Iemand uitschrijven die vertrokken is.
Het project is klaar: Groep archiveren houdt alles leesbaar maar alleen-lezen.