Iemand uitschrijven die vertrokken is

De situatie. Vrijdag is de laatste werkdag van een collega. Maandag mag die niets nieuws meer kunnen lezen, en niets wat die bezat mag vastzitten.

Wat je gebruikt. Ledenbeheer van groepen en de organisatie, en sleutelrotatie.

Waarom verwijderen alleen niet genoeg is #

Alles in een groep kan door elk lid worden gelezen. Een lid verwijderen neemt niet terug wat diegene al had, dus roteert Databeamer de sleutel van de groep op het moment dat je iemand verwijdert: de overgebleven leden krijgen een verse sleutel, en alles wat vanaf dan wordt toegevoegd is onleesbaar voor wie vertrokken is. Inhoud van vóór de rotatie blijft leesbaar voor de overgebleven leden.

1. Draag eigenaarschap over #

Is de persoon eigenaar van een groep, wijzig dan eerst de eigenaar: geef in Instellingen › Leden van de groep een ander lid de rol Eigenaar. Hetzelfde geldt als die de enige eigenaar van de organisatie is. Databeamer blokkeert het verwijderen van een account dat als enige ergens eigenaar van is.

2. Verwijder de persoon uit elke groep #

Kies in Instellingen › Leden van elke groep Lid verwijderen. De sleutel roteert automatisch en de melding Sleutels geroteerd bevestigt dat. Alleen als in plaats daarvan de banner Sleutelrotatie vereist verschijnt, bijvoorbeeld omdat een eerdere rotatie nog bezig was, kies je Nu roteren. Herhaal dit voor elke groep waar de persoon in zat; de pagina Instellingen › Groepen van de organisatie toont ze allemaal.

3. Verwijder de persoon uit de organisatie #

Kies in Instellingen › Leden van de organisatie Lid verwijderen. Gebruik je single sign-on, schakel het account dan ook uit in je identity provider.

4. Controleer waar de persoon bij betrokken was #

• Open requests waar die lezer was: open het tabblad Personen van de request en kies Lezer verwijderen.
• Transfers die namens een groep zijn verstuurd blijven zichtbaar voor de groep.
• Persoonlijke bestanden, transfers en contacten zijn van de persoon zelf en worden niet geraakt; de organisatie had daar nooit toegang toe.

Wat de persoon ziet #

De groepen en de organisatie verdwijnen uit zijn Databeamer. De persoonlijke omgeving blijft werken tot die zelf het account verwijdert.

Checklist #

• Eigenaarschap van groepen en organisatie overgedragen.
• Uit elke groep verwijderd, zonder dat er een banner Sleutelrotatie vereist achterblijft.
• Uit de organisatie en uit single sign-on verwijderd.
• Als lezer verwijderd uit open requests.