Databeamer invoeren bij je gebruikers

De situatie. De organisatie staat ingericht. Nu moeten je collega's ermee gaan werken, en wel veilig. Een technische inrichting betekent nog niet dat een invoering slaagt: gebruikers moeten weten waarom, wanneer en hoe ze Databeamer gebruiken, en wat ze zelf moeten doen om hun account veilig te houden.

Wat je gebruikt. Je account aanmaken, Herstelzin en shares, Apparaten en ontgrendelen, en de gidsen Een nieuwe collega onboarden en Iemand uitschrijven die vertrokken is.

1. Maak afspraken vóór de introductie #

Gebruikers moeten weten waarom jullie Databeamer gebruiken, wanneer ze het moeten gebruiken, hoe ze ermee werken, welke informatie erdoorheen hoort te gaan en welke afspraken gelden. Formuleer die afspraken kort en concreet, bijvoorbeeld:

"Vertrouwelijke documenten die we met externe partijen delen, versturen we via Databeamer."

"Documenten met persoonsgegevens gaan niet via gewone e-mail."

De precieze afspraak verschilt per organisatie. Het belangrijkste is dat medewerkers weten welk probleem Databeamer voor hen oplost en wanneer ze het moeten pakken.

2. Alleen persoonlijke accounts #

Accounts worden niet gedeeld. Iedere gebruiker heeft een eigen account. Dat is nodig voor de beveiliging, maar ook voor de herleidbaarheid van handelingen: als meerdere mensen één account gebruiken, is achteraf niet vast te stellen wie iets deed, en zijn het auditlog en een incidentonderzoek minder waard. Dit is extra belangrijk waar privacygevoelige of vertrouwelijke informatie wordt verwerkt.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

Elke handeling die een gebruiker uitvoert wordt vastgelegd met een auditentry die het apparaat van die gebruiker ondertekent met diens eigen sleutel. Een gedeeld account maakt die handtekening betekenisloos: ze bewijst dan alleen nog dat iemand met het account iets deed. Zie Auditlog.

3. Leg de beveiligingsinstellingen uit #

Begeleid nieuwe gebruikers bij het aanmaken van hun account en leg in gewone taal uit:

• wat de pincode doet en waarom die niet wordt gedeeld;
• waarom je per apparaat of browser apart instelt, met een eigen pincode;
• hoe je jezelf toegang geeft op een tweede apparaat, met goedkeuren vanaf een ander apparaat;
• wat de herstelzin is en hoe je die bewaart;
• hoe je je account herstelt als je een apparaat kwijt bent, zie Ik ben mijn telefoon kwijt;
• welke beveiligingsinstellingen voor hen gelden.

Maak duidelijk dat beveiliging niet alleen een technische zaak is: de gebruiker is onderdeel van de beveiliging.

4. Bewaar de herstelzin goed, en spreek af wat er gebeurt zonder #

De herstelzin is de kern van de beveiliging van een account. Doordat alles alleen op het apparaat van de gebruiker leesbaar is, heeft Databeamer de sleutels niet en kan het een account niet namens de gebruiker herstellen. Zolang iemand nog op één apparaat is ingelogd, kan vanaf dat apparaat een ander apparaat worden goedgekeurd. Is iemand op alle apparaten uitgelogd, dan is de herstelzin de enige weg terug.

Is een medewerker de herstelzin kwijt én op alle apparaten uitgelogd, dan is het account niet op de normale manier te herstellen. De organisatiebeheerder kan dan besluiten Databeamer te vragen het account te resetten. Een reset wordt alleen door Databeamer uitgevoerd en is ingrijpend: de persoonlijke sleutels van de gebruiker worden verwijderd, en daarmee gaat de toegang tot het persoonlijke account, de eigen Drive en de lidmaatschappen verloren. Vooraf wordt beoordeeld wat de gevolgen zijn; is de gebruiker bijvoorbeeld de enige eigenaar van een organisatie of groep, dan moet dat eerst worden opgelost. Na een reset kunnen beheerders de gebruiker opnieuw aan organisaties en groepen toevoegen, waarna de informatie in die groepen weer toegankelijk wordt. De stappen voor de gebruiker staan in Ik heb geen apparaat en geen herstelzin meer.

Spreek daarom af: bewaar de herstelzin zorgvuldig, op een veilige plek buiten Databeamer, en deel haar nooit met anderen. Een wachtwoordmanager of een geprinte kopie in een kluis, of allebei.

BeveiligingsdetailsWat is dit?

Een reset verwijdert het key material van de gebruiker aan de serverkant, waarna de gebruiker opnieuw door de installatie gaat met een nieuwe master key en nieuwe key pairs. Oude persoonlijke bestanden zijn daarna niet meer te ontsleutelen; groepsinhoud wel, zodra een beheerder de group keys voor de nieuwe sleutels van de gebruiker wrapt. Zie Herstelzin en shares.

5. Neem Databeamer op in on- en offboarding #

Omdat Databeamer met seats werkt, en omdat voormalige medewerkers geen toegang mogen houden tot vertrouwelijke informatie, hoort het gebruikersbeheer thuis in het on- en offboardingproces van de organisatie. Zo wordt Databeamer niet vergeten als iemand in dienst komt, van functie verandert of vertrekt.

Databeamer werkt met een persoonlijk account. Bij vertrek gaat het dus niet om het account zelf, maar om het ontkoppelen van de medewerker van de organisatie en van de groepen. Let op het eigenaarschap: een organisatie en een groep hebben altijd minimaal één eigenaar. Is de vertrekkende medewerker de enige eigenaar, wijs dan eerst een andere aan.

Een goede offboardingvolgorde:

1. Controleer van welke organisaties en groepen de medewerker eigenaar, beheerder of lid is.
2. Wijs waar nodig een andere eigenaar aan.
3. Verwijder de medewerker uit de groepen. De sleutel roteert automatisch; kies alleen Nu roteren als een banner meldt dat een rotatie nog nodig is.
4. Ontkoppel de medewerker van de organisatie.
5. Controleer of hiermee een seat is vrijgekomen.

De gids Iemand uitschrijven die vertrokken is loopt dit stap voor stap door. Beoordeel ook periodiek of iedere gebruiker nog toegang nodig heeft en of rollen en lidmaatschappen nog passen.

6. Begeleid de introductie #

De eerste ervaringen bepalen of mensen Databeamer echt gaan gebruiken. Een goede introductie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Leg vooral uit wat Databeamer is, waarom jullie het gebruiken, hoe het past in het bestaande werk, hoe je bestanden veilig deelt en ontvangt, hoe requests en formulieren werken, hoe de beveiliging in grote lijnen werkt, wat gebruikers zelf doen om hun account veilig te houden, en waar ze terechtkunnen met vragen.

Leg niet alles tegelijk uit. Begin met wat mensen dagelijks nodig hebben. Pas als dat vertrouwd is, introduceer je Secure Mail, formulieren, het auditlog en de rest. Oefen het delen en ontvangen van bestanden in de sessie zelf.

7. Maak veilig gebruik onderdeel van het werk #

Adoptie komt niet alleen van een goede introductie. Let op signalen uit de organisatie:

• mensen blijven grote of vertrouwelijke bestanden per e-mail sturen;
• er worden onnodig veel groepen aangemaakt;
• externe medewerkers krijgen te ruime toegang;
• niemand weet wanneer een request de juiste keuze is;
• mensen begrijpen hun pincode of herstelzin niet;
• groepen blijven bestaan terwijl het proces al is afgerond.

Gebruik die signalen om de inrichting of de begeleiding bij te stellen. Kijk niet alleen of de functionaliteit werkt, maar of ze op de juiste manier wordt gebruikt.

Daarna #

De omgeving beheren en controleren: de periodieke controle, rechten van betrokkenen en de checklist.