Databeamer voor openbare orde en veiligheid

In het veiligheidsdomein beweegt informatie snel en over grenzen heen. Een winkeldiefstal, een incident bij een sportevenement, een verstoring in de publieke ruimte: elke situatie trekt direct meerdere partijen aan, met verschillende rollen, verschillende bevoegdheden en verschillende wettelijke kaders.

De politie heeft strikte regels rondom gegevensverwerking. Particuliere beveiligers volgen eigen protocollen. Winkeliers, evenementenorganisatoren en burgers vallen onder de AVG. En toch hangt een effectieve incidentrespons af van de vraag of al die partijen de juiste informatie snel, veilig en aantoonbaar kunnen uitwisselen.

Databeamer biedt de beveiligde omgeving waarin die uitwisseling verantwoord, traceerbaar en in overeenstemming met de geldende regelgeving voor iedere deelnemer verloopt.

Samenwerken over organisatiegrenzen heen, zonder concessies aan bewijsintegriteit

Incidenten zijn zelden een zaak van een enkele partij. Een winkeldiefstal in een winkelcentrum betrekt centrumbeveiliging, individuele retailers, politie en mogelijk juridische professionals. Een incident bij een sportevenement betrekt evenementenbeveiliging, verantwoordelijk management, hulpdiensten en lokale autoriteiten. Iedere partij heeft een stukje van het beeld. Dat beeld samenstellen, snel en rechtmatig, is waar Databeamer voor is gebouwd.

Gedeelde werkruimtes per incident of onderzoek.
Maak een workspace aan voor een specifiek incident, evenement of onderzoekstraject. Iedere deelnemende organisatie ziet alleen wat voor haar relevant en toegestaan is.

Regie bij de verantwoordelijke partij.
De eigenaar van de workspace bepaalt wie toegang heeft, welke informatie gedeeld wordt en hoe lang de workspace actief blijft. Andere partijen werken mee, maar de regie blijft waar die hoort.

Eenmalige uitvraag aan externe partijen.
Vraag een getuige, omstander of externe organisatie om beeldmateriaal of een verklaring te uploaden via een beveiligde link, zonder dat zij een account of toegang tot de workspace nodig hebben. Het bestand komt automatisch versleuteld binnen in het juiste dossier.

Beveiligde communicatie bij de bron.
Bespreek incidentdetails, coordineer vervolgacties en deel besluiten direct in de workspace, niet via e-mail, niet via WhatsApp, niet via een onbeheerde Teams-omgeving.

Gevoelig bewijsmateriaal verwerken binnen de grenzen van meerdere juridische kaders

Veiligheidsincidenten genereren gegevens die tegelijkertijd onder verschillende juridische regimes vallen. Beeldmateriaal van een particuliere retailer valt onder de AVG. Politiegegevens worden geregeld door specifieke wetgeving op het gebied van strafrechtelijke gegevensverwerking. Getuigenverklaringen kennen hun eigen vertrouwelijkheidsvereisten. Eenzelfde incident kan dit allemaal tegelijk omvatten.

Gecontroleerde toegang per rol
Niet iedere deelnemer ziet dezelfde gegevens. Toegangsrechten zijn ingesteld per per rol en per dossier. Een retailer kan eigen beeldmateriaal uploaden zonder te zien wat de politie heeft verzameld. Een onderzoeker kan het volledige dossier of meerdere dossiers inzien zonder het voor alle partijen zichtbaar te maken.

Doelbinding per workspace.
Iedere workspace heeft een omschreven doel. Gegevens die voor dat doel zijn gedeeld, kunnen niet zonder meer voor een ander doel worden gebruikt. Het systeem legt vast wat het hoofddoel is, personen leggen vast onder welke doelbinding zij instemmen met deelname en wanneer.

Versleutelde overdracht van grote bestanden.
Videobeelden, bodycamopnames en afbeeldingen met hoge resolutie kunnen veilig worden overgedragen zonder gebruik te maken van USB-sticks, onbeveiligde bestandsuitwisselingsplatforms of e-mailbijlagen. Elk bestand komt versleuteld en gelogd aan.

Conforme samenwerking tussen organisaties met verschillende regelgevingsverplichtingen.
Politie, particuliere beveiliging, retailers en juridische professionals kunnen allemaal binnen dezelfde workspace werken, terwijl ieder opereert binnen zijn eigen wettelijke kaders. Databeamer vlakt die verschillen niet weg, maar accommodeert ze.

Bescherm de bewijsketen vanaf het eerste moment van uploaden

Bij incidentrespons en onderzoek is de integriteit van bewijs niet onderhandelbaar. Een aangetaste bewijsketen kan een zaak ongeldig maken. Databeamer zorgt ervoor dat elke stap gedocumenteerd en manipulatiebestendig is, vanaf het moment dat het eerste bestand binnenkomt.

Volledig auditlogboek.
Iedere upload, iedere toegangshandeling en iedere communicatie wordt vastgelegd met tijdstempel en gebruikersidentiteit. Het logboek is niet te wijzigen en niet te verwijderen.

Digitale zegeling.
Documenten en logregels worden technisch ondertekend. Achteraf aantoonbaar dat er niets is aangepast, cruciaal bij juridische procedures, bezwaar of extern onderzoek.

Automatische validatie.
Bestanden worden alleen geaccepteerd als ze voldoen aan gestelde eisen: juist formaat, vereiste metadata, naamconventies. Wat niet klopt, komt niet door.

Geen rondslingerende bestanden.
Documenten blijven niet hangen in inboxen, gedeelde schijven of onbeheerde cloudmappen. Alles is gecentraliseerd, gecontroleerd en verantwoord.

Van het moment van het incident tot de uiteindelijke uitkomst

De respons op een veiligheidsincident eindigt niet als de locatie is vrijgegeven. Beeldmateriaal moet worden bewaard, verklaringen moeten worden ingediend, bewijs moet op het juiste moment aan de juiste partijen worden overgedragen, en dat alles moet bestand zijn tegen toetsing.

Archivering en automatische opschoning.
Sluit een incidentdossier netjes af zodra het is afgerond. Na de toepasselijke wettelijke bewaartermijn wordt de workspace automatisch verwijderd. Bewaartermijnen zijn instelbaar per dossiertype en worden afgedwongen door het systeem, niet afhankelijk van wie het zich herinnert.

Audit-ready, zonder extra inspanning.
Of de controle nu komt van een toezichthoudende autoriteit, een juridisch team of een interne review: alles is al gedocumenteerd. Geen reconstructie achteraf nodig.

Past in bestaande werkwijzen.
Databeamer vermindert handmatige bestandsverwerking en het risico op datalekken, zonder dat organisaties hun bestaande systemen hoeven te herzien. Het zit naast wat er al is en regelt de uitwissellaag op een veilige manier.