# Onboardingdocumenten verzamelen bij een nieuwe klant

Een accountant heeft een paspoort, een adresbewijs en de afschriften van vorig jaar nodig van een nieuwe klant. Eén request, één link, niets per e-mail.

**De situatie.** Een nieuwe klant heeft getekend. Voordat je kunt beginnen heb je zijn paspoort, een adresbewijs en de bankafschriften van vorig jaar nodig. Per e-mail vragen betekent dat gevoelige scans voor altijd in twee mailboxen blijven staan.

**Wat je gebruikt.** Een [request](https://databeamer.eu/docs/requests/create-a-request) met benoemde bestandsvakken, verstuurd naar de klant als gast.

## 1. Maak de request aan

Kies **Nieuwe Request** in het menu **Nieuw**. Geef een **Titel** die de klant herkent, zoals "Onboardingdocumenten voor [naam klant]".

## 2. Bepaal wie instuurt en wie mag lezen

- Typ onder **Vraag aan** het e-mailadres van de klant. Een account is niet nodig.
- Voeg onder **Antwoorden naar** de collega toe die het dossier gaat verwerken. Jij bent altijd inbegrepen. Werk je in een [groep](https://databeamer.eu/docs/groups/groups), maak de request dan daar aan: elk groepslid kan dan de antwoorden lezen.

## 3. Zet op een rij wat je nodig hebt

Voeg onder **Bestanden die je nodig hebt** één vak per document toe: "Paspoort", "Adresbewijs", "Bankafschriften 2025". Gebruik **Nog een toevoegen** voor elk vak. Duidelijke namen betekenen minder vervolgvragen.

Voeg een **Bericht** toe waarin je uitlegt waarom je dit nodig hebt en wanneer.

![Het venster Nieuwe request met de vakken Paspoort en Adresbewijs](https://databeamer.eu/docs-screenshots/nl/new-request-form.png '1: titel, 2: de bestanden die je nodig hebt, 3: aanmaken.')

## 4. Bepaal hoe het eindigt

- **Afronding**: laat op **Samenwerking** staan. Eén complete inzending is alles wat je nodig hebt.
- **Bewaartermijn**: kies hoe lang de bestanden in de request blijven. Exporteer je ze naar Drive, dan volstaat een korte termijn.
- **Deadline**: zet de datum waarop je de documenten nodig hebt. Daarna neemt de link geen inzendingen meer aan.

Kies **Aanmaken**.

## 5. Stuur de link

De klant krijgt een e-mail van Databeamer met de link. Stuur je hem liever zelf, kopieer dan de **Inzend-URL** uit de request en plak die in je eigen bericht.

## Wat de klant ziet

Een pagina met jouw naam onder **Aangevraagd door**, je bericht en een uploadveld per document. De pagina zegt **Alleen de aanvrager kan dit lezen**, en dat is letterlijk waar: de bestanden worden in de browser van de klant versleuteld voor jouw sleutels. De klant uploadt, kiest **Versturen** en ziet **Verstuurd!**. Een dag lang kan hij een **inzending intrekken** als hij het verkeerde bestand koos. De kant van de klant staat in [Een request beantwoorden](https://databeamer.eu/docs/recipients/answer-a-request).

## 6. Verwerk wat binnenkomt

Je krijgt de melding **Nieuwe inzending**. Open de request en het tabblad **Inzendingen**, bekijk **Bestanden** en kies **Exporteren naar Databeamer Drive** om alles naar de map van de klant te kopiëren. Vanaf dan staan de documenten in Drive, los van de bewaartermijn van de request.

## De volgende keer

Onboard je regelmatig klanten, maak dan telkens dezelfde vakken aan; dat kost een minuut. Voor een zelfbedieningsversie die je vanaf je website kunt linken, zie [Een intakeformulier publiceren](https://databeamer.eu/docs/requests/publish-an-intake-form).