# Databeamer voor IT- en applicatiebeheer Technische informatie over implementatie, integraties, beveiliging en beheer. Databeamer is een beveiligd communicatie- en samenwerkingsplatform voor het opslaan, uitwisselen en bespreken van vertrouwelijke informatie. Organisaties gebruiken het onder meer om veilig samen te werken met klanten, burgers, leveranciers en professionals van andere organisaties, zonder hen toegang te geven tot de eigen interne IT-omgeving. Deze pagina geeft IT-managers, applicatiebeheerders, architecten en andere technisch verantwoordelijken inzicht in de technische mogelijkheden van Databeamer, de inrichting van gebruikers en groepen, de beschikbare integraties en de manier waarop beveiliging, gegevensbeheer en governance zijn vormgegeven. ## 1. Architectuur en implementatie ### Inpassing in de organisatie Databeamer is bedoeld als aanvulling op bestaande bedrijfssystemen. Het platform biedt een eigen omgeving voor informatie die veilig moet worden verzameld, gedeeld, beheerd en besproken, met name wanneer daarbij meerdere organisaties of externe personen betrokken zijn. Interne systemen kunnen hun bestaande rol behouden. Databeamer biedt een gedeelde omgeving voor informatie die gezamenlijk wordt gebruikt, zonder dat externe deelnemers toegang hoeven te krijgen tot de interne IT-omgeving of dossiersystemen van een organisatie. De inrichting sluit aan op de manier waarop een organisatie wil samenwerken. Groepen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor een project, team, cliënt of samenwerkingsverband. Binnen die groepen worden deelnemers, toegangsrechten en de beschikbare functies georganiseerd. ### Implementatie en ingebruikname Een goede implementatie omvat zowel de technische inrichting als de inhoudelijke toepassing binnen de organisatie. De organisatiebeheerder speelt daarbij een centrale rol, eventueel samen met een projectleider of proceseigenaar. Zij bepalen bijvoorbeeld hoe Databeamer wordt ingezet, welke groepen nodig zijn en wie het eigenaarschap daarvan draagt. Databeamer ondersteunt deze implementatie met documentatie voor organisatiebeheerders. Daarnaast is implementatieconsultancy mogelijk voor organisaties die begeleiding wensen bij de inrichting, het vertalen van werkprocessen naar Databeamer en de ingebruikname. **Verder lezen:** [Documentatie voor organisatiebeheerders](https://databeamer.eu/docs/administrators/your-role) ### Accounts, seats en accountverificatie Een Databeamer-account is persoonsgebonden en wordt niet gedeeld. Voor organisaties wordt gewerkt met een aantal _seats_: het aantal actieve accounts dat op een bepaald moment binnen de organisatie beschikbaar is. Daarmee sluit het accountbeheer aan op het beheer van individuele gebruikers, terwijl de organisatie de omvang van het gebruik contractueel kan bepalen. Bij een betaalde organisatieovereenkomst is het daarnaast mogelijk accounts als **geverifieerd account** te laten kenmerken. In samenwerking met de opdrachtgever controleert Databeamer de geldigheid van het account. Deze verificatie geeft andere deelnemers, waaronder externe betrokkenen en gasten, extra houvast bij het beoordelen met wie zij communiceren. Accountbeheer omvat onder meer het toevoegen en verwijderen van gebruikers en het aanpassen van hun toegang. Bij het beëindigen van een account is het belangrijk onderscheid te maken tussen het intrekken van toegang en het behouden van gegevens die nog nodig zijn voor een lopend proces of dossier. **Verder lezen:** [Account- en organisatiebeheer](https://databeamer.eu/docs/groups/organizations) ## 2. Identiteit, authenticatie en apparaten ### Single Sign-On (SSO) Databeamer ondersteunt Single Sign-On voor organisaties die de authenticatie willen laten aansluiten op hun bestaande identiteitsvoorziening, binnen de beschikbare configuratie en gemaakte afspraken. SSO kan het aanmelden voor gebruikers vereenvoudigen en aansluiten op het centrale identiteitsbeheer van de organisatie. De concrete inrichting hangt af van de ondersteunde configuratie en de afspraken over de koppeling. Voor de technische beoordeling zijn onder meer de gebruikte identity provider, de inrichting van de koppeling en de afhandeling van gebruikers die toegang krijgen of verliezen relevant. **Verder lezen:** vraag naar de actuele SSO-documentatie en de beschikbare configuratiemogelijkheden. ### Apparaten, sessies en herstel Databeamer is beschikbaar via de browser op desktop, laptop en mobiele apparaten. Een native app voor iOS en Android is in ontwikkeling. De beveiliging van Databeamer berust op client-side encryptie. Daardoor speelt het apparaat waarop iemand werkt een belangrijke rol bij het verwerken en ontsleutelen van beschermde inhoud. De server beschikt niet zelfstandig over de sleutels die nodig zijn om die inhoud te lezen. Databeamer kent daarnaast mechanismen voor accountbeveiliging, apparaatspecifieke toegang en herstel. Omdat de dienstverlener niet over alle benodigde sleutelmaterialen beschikt, is herstel niet zonder meer gelijk aan het opnieuw instellen van een wachtwoord. De beschikbare herstelmogelijkheden en het beheer van herstelgegevens zijn daarom een belangrijk onderdeel van de werking van het platform. **Verder lezen:** [Technische architectuur en beveiliging](https://databeamer.eu/technology) en [Herstelzin](https://databeamer.eu/docs/account/recovery-phrase). ## 3. Koppelingen en integraties ### API's en geautomatiseerde gegevensuitwisseling API's maken het mogelijk om Databeamer te verbinden met andere applicaties en processen, voor zover de benodigde functionaliteit beschikbaar is. Daarmee kunnen gegevensuitwisseling en processtappen worden geïntegreerd in bestaande werkwijzen. Bij het ontwerpen van een koppeling zijn de beschikbare API-functies, authenticatie, autorisaties en de vorm waarin gegevens worden aangeleverd of opgehaald bepalend. De client-side encryptiearchitectuur is hierbij een belangrijk uitgangspunt: een integratie moet aansluiten op de manier waarop gegevens worden versleuteld en op de rechten van de betrokken gebruiker of applicatie. ### Agents en gegevensstromen Geautomatiseerde gegevensuitwisseling kan verschillende richtingen hebben: - **Client-to-server:** gegevens worden vanuit een client of applicatie naar Databeamer verstuurd. - **Server-to-server:** systemen wisselen gegevens uit zonder dat een gebruiker iedere stap handmatig uitvoert. - **Server-to-client:** gegevens of resultaten worden vanuit een server beschikbaar gemaakt voor een client of applicatie. Deze scenario's verschillen in de manier waarop identiteit, autorisatie en sleutelbeheer worden ingericht. Een serverkoppeling of agent heeft niet automatisch toegang tot alle inhoud in Databeamer. De mogelijkheden hangen af van de beschikbare integratie, de toegekende rechten en de wijze waarop de gegevens worden verwerkt. Voor organisaties die dergelijke koppelingen willen realiseren, is afstemming over het beoogde proces en de technische randvoorwaarden de aangewezen eerste stap. ### Outlook en Secure Mail Voor organisaties die hun e-mailwerkwijze willen combineren met beveiligde uitwisseling, is er een Outlook-plugin voor Secure Mail als aanvullende functionaliteit. Deze maakt onderdeel uit van de mogelijkheden om vertrouwelijke communicatie beter in bestaande werkprocessen te laten passen. De Outlook-plugin is een additionele feature waarvoor afzonderlijke afspraken gelden. De beschikbaarheid, ondersteunde omgeving, inrichting en eventuele kosten worden daarom apart afgestemd. **Verder lezen:** vraag naar de actuele documentatie over API's, agents en Outlook-integratie. ## 4. Technische beveiliging en Europese datasoevereiniteit ### Client-side encryptie en zero-knowledge Databeamer past end-to-end versleuteling toe direct op het apparaat van de gebruiker, nog vóórdat de data naar onze infrastructuur wordt verzonden. Omdat wij niet beschikken over het cryptografische sleutelmateriaal, is het voor ons technisch onmogelijk om deze beschermde inhoud te ontsleutelen. Dit beperkt het risico dat een incident op de serverinfrastructuur direct leidt tot ongeoorloofde toegang tot de inhoud van bestanden en berichten. De algehele veiligheid blijft daarnaast mede afhankelijk van de beveiliging van gebruikersaccounts, endpoints, toegangsrechten en de applicatie zelf. Niet alle gegevens zijn noodzakelijkerwijs versleuteld. Bepaalde accountgegevens en technische of functionele metadata kunnen nodig zijn voor beheer, routering en beveiligingsregistratie. De technische documentatie beschrijft de architectuur en de relevante grenzen. ### Hybride post-quantumcryptografie Databeamer past hybride post-quantumcryptografie (PQC) toe. Daarbij wordt klassieke cryptografie gecombineerd met post-quantumcryptografische technieken, met als doel bescherming te bieden tegen zowel huidige dreigingen als toekomstige ontwikkelingen in quantumcomputing. De toepassing van PQC maakt deel uit van de bredere cryptografische architectuur. Ook sleutelbeheer, implementatie en de beveiliging van de client blijven daarbij van belang. **Verder lezen:** [Technologie en cryptografie](https://databeamer.eu/technology). ### Europese datasoevereiniteit Databeamer is opgezet vanuit het uitgangspunt dat vertrouwelijke gegevens onder Europese juridische en technische controle moeten blijven. De infrastructuur voor hosting en back-ups bevindt zich bij een Europese aanbieder. Bij de keuze voor infrastructuur en leveranciers wordt niet alleen gekeken naar de fysieke locatie van gegevens, maar ook naar de juridische positie van de leverancier en de mogelijke invloed van wetgeving van buiten de Europese Unie. De client-side encryptie vormt een aanvullende beschermingslaag: wij beschikken niet over de sleutelmaterialen die zelfstandig nodig zijn om de beschermde inhoud te ontsleutelen. Daarmee combineert Databeamer Europese hosting met een zero-knowledge architectuur. ### Certificering en compliance Het informatiebeveiligingsmanagementsysteem van Databeamer is ingericht op ISO/IEC 27001:2022. De actuele certificeringsdocumentatie beschrijft de formele status en scope. De technische en organisatorische maatregelen van Databeamer kunnen organisaties ondersteunen bij hun eigen beveiligings- en complianceverplichtingen. De mate waarin het platform aansluit op specifieke eisen, zoals de AVG, NEN 7510, NIS2 of DORA, hangt af van de toepasselijke verplichtingen en de manier waarop Databeamer binnen de organisatie wordt ingezet. **Verder lezen:** [Beveiliging en compliance](https://databeamer.eu/compliance). ## 5. Logging, audit trails en governance ### Audit trails en SIEM-integratie Databeamer biedt de mogelijkheid om audit trails te exporteren op zowel persoonsniveau als organisatieniveau. Daarmee kunnen relevante gebeurtenissen worden gebruikt voor interne controle, onderzoek en verantwoording. Daarnaast is SIEM-integratie mogelijk. Dit biedt aanknopingspunten om auditgegevens te betrekken bij bestaande processen voor beveiligingsmonitoring en incidentafhandeling. De concrete mogelijkheden voor export en integratie hangen af van de beschikbare configuratie en de gemaakte afspraken. Auditregistratie moet worden onderscheiden van toegang tot de inhoud van gegevens. Een gebeurtenis kan controleerbaar zijn zonder dat de beheerder daarmee de inhoud van het bijbehorende bestand of bericht kan lezen. ### Rollen, groepen en beheergrenzen Databeamer maakt onderscheid tussen organisatiebeheer en het beheer van afzonderlijke groepen. De organisatiebeheerder heeft overzicht over het aantal groepen, hun status en de personen die eigenaar zijn van die groepen. De beheerder kan daarmee inzicht houden in de organisatorische inrichting, zonder toegang te krijgen tot de versleutelde inhoud van de groepen. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van afzonderlijke groepen kan bij de medewerkers zelf liggen. Zij kunnen, binnen de organisatorische afspraken en beschikbare mogelijkheden, groepen aanmaken die aansluiten op hun samenwerking, bijvoorbeeld rond een project, cliënt of team. Het eigenaarschap van groepen blijft daarbij inzichtelijk voor de organisatiebeheerder. Dit model combineert ruimte voor de dagelijkse praktijk met centraal overzicht, zonder dat centraal beheer automatisch betekent dat de inhoud van alle groepen toegankelijk is. ## 6. Bewaartermijnen, archivering en gegevensverwijdering ### Bewaartermijnen Databeamer biedt mogelijkheden om bewaartermijnen op verschillende onderdelen toe te passen. Afhankelijk van het type gegevens kunnen termijnen bijvoorbeeld worden ingesteld voor groepen, verzonden Transfers, binnenkomende Requests en logboeken per type. De toepasselijke termijn kan daardoor verschillen per proces en soort informatie. De inrichting ondersteunt organisaties bij het toepassen van hun bewaarbeleid, maar vervangt niet de inhoudelijke beoordeling welke termijn voor een bepaalde verwerking of een bepaald dossier geldt. ### Verwijderen en beëindigen van gebruik Bij het beëindigen van het gebruik van een groep of het verwijderen van informatie spelen verschillende zaken een rol: de toegangsrechten van deelnemers, de beschikbaarheid van gegevens voor lopende processen en de toepasselijke bewaartermijnen. Het verwijderen van een account, het sluiten van een groep en het verwijderen van gegevens zijn verschillende handelingen. Ze hebben niet noodzakelijk dezelfde gevolgen voor alle betrokken informatie. Door de encryptiearchitectuur is ook van belang dat gegevens die zijn geëxporteerd of elders bewaard, alleen leesbaar blijven wanneer de benodigde sleutelmaterialen beschikbaar zijn. ### Archivering en dataportabiliteit Databeamer kan onderdeel zijn van een proces waarin informatie tijdelijk of gedurende een afgesproken periode gezamenlijk wordt beheerd. Voor formele archivering blijft het van belang welke gegevens moeten worden bewaard, in welke vorm en binnen welk systeem. Ook dataportabiliteit vraagt om onderscheid tussen het exporteren van gegevens en het kunnen gebruiken van de inhoud buiten Databeamer. De beschikbare exportmogelijkheden, bestandsformaten en voorwaarden bepalen hoe gegevens kunnen worden overgedragen naar een andere omgeving. Deze aspecten zijn relevant bij zowel het inrichten van bewaarbeleid als het beëindigen of wijzigen van de dienstverlening. ## 7. Abonnementen, capaciteit en kosten ### Seats en guest accounts De organisatie werkt met een afgesproken aantal seats, gebaseerd op het aantal actieve accounts op een bepaald moment. Daarnaast kent Databeamer guest accounts voor personen die niet tot de organisatie behoren, maar wel toegang nodig hebben tot een specifieke groep. Denk aan klanten, burgers, leveranciers of personen die eenmalig bij een samenwerking betrokken zijn. Deze gasten tellen niet mee als seat van de organisatie. Dit onderscheid maakt het mogelijk om interne gebruikers en externe samenwerkingspartners op verschillende manieren te laten deelnemen, zonder dat iedere externe betrokkene automatisch een reguliere organisatieplaats inneemt. ### Functionaliteit, limieten en uitbreidingen De mogelijkheden en gebruiksruimte zijn mede afhankelijk van het gekozen abonnement en de gemaakte afspraken. Naast seats kunnen onder meer opslagcapaciteit, het gebruik door externe personen en de beschikbaarheid van aanvullende functionaliteit relevant zijn. Voor functies zoals SSO, API-koppelingen, SIEM-integratie en de Outlook-plugin kunnen specifieke voorwaarden of aanvullende afspraken gelden. Bij uitbreiding van het gebruik of wijziging van het abonnement kunnen ook de beschikbare capaciteit en kosten veranderen. Voor een beoordeling op organisatieniveau zijn daarom zowel de actuele abonnementen en limieten als eventuele aanvullende afspraken relevant. ## 8. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning ### Dienstverlening en afspraken De algemene voorwaarden (TOS), het beleid voor aanvaardbaar gebruik (AUP) en het beveiligingsdocument beschrijven de relevante voorwaarden voor het gebruik van Databeamer en de beveiligingsafspraken. Door de applicatie te gebruiken, gaat de gebruiker akkoord met de toepasselijke juridische documenten. Voor organisaties die aanvullende afspraken nodig hebben over bijvoorbeeld beschikbaarheid, ondersteuning, responstijden of dienstverlening, kan een afzonderlijke SLA worden afgesloten. ### Storingen, vragen en klachten Meldingen over storingen, vragen en klachten verlopen via de contactpagina van Databeamer, tenzij hierover andere afspraken zijn vastgelegd in een SLA. De overeengekomen dienstverlening bepaalt welke ondersteuning en responstijden van toepassing zijn. Voor organisaties die Databeamer inzetten in processen met specifieke continuïteitseisen, biedt een SLA de mogelijkheid om aanvullende afspraken formeel vast te leggen. ### Continuïteit en herstel Bij de beoordeling van continuïteit is het onderscheid tussen beschikbaarheid van de dienst en herstel van beschermde inhoud belangrijk. Databeamer kan de dienstverlening herstellen zonder dat daarmee verloren gegane sleutelmaterialen automatisch kunnen worden gereconstrueerd. De technische architectuur en de afspraken over dienstverlening vormen daarom samen het uitgangspunt voor de beoordeling van herstelmogelijkheden en afhankelijkheden. ## 9. Ondersteuning bij technische beoordeling en implementatie Niet iedere organisatie heeft dezelfde eisen aan integratie, beheer, beveiliging of gegevensuitwisseling. Databeamer biedt daarom ruimte om de mogelijkheden af te stemmen op de beoogde toepassing en de bestaande IT-omgeving. Voor organisaties die een technische beoordeling uitvoeren of een implementatie voorbereiden, kan overleg helpen om de beschikbare functionaliteit, eventuele aanvullende afspraken en de gevolgen van de encryptiearchitectuur in samenhang te beoordelen. Ook implementatieconsultancy is mogelijk. Daarbij kan ondersteuning worden geboden bij de inrichting en de vertaling van bestaande werkprocessen naar Databeamer, in samenwerking met de organisatiebeheerder en eventuele projectleider. **Wil je de technische mogelijkheden voor jouw organisatie bespreken?** [Neem contact op met Databeamer](https://databeamer.eu/contact?topic=support) voor afstemming over implementatie, integraties, beveiliging en aanvullende afspraken.