# Databeamer beoordelen vóór ingebruikname

Een overzicht van aandachtspunten voor privacy, informatiebeveiliging en IT-beheer bij het beoordelen van Databeamer, met per onderwerp de documentatie die verdieping geeft.

**Een overzicht van aandachtspunten voor privacy, informatiebeveiliging en IT-beheer.**

## Doel en gebruik

Bij de beoordeling van software spelen verschillende onderwerpen een rol. Denk aan de bescherming van gegevens, toegangsbeheer, herstelmogelijkheden, logging, incidentafhandeling en de afspraken met de leverancier.

Dit document brengt onderwerpen samen die specifiek relevant zijn bij het beoordelen van Databeamer. Het geeft inzicht in de werking van het platform, benoemt aandachtspunten en verwijst naar documentatie met meer informatie.

Het is bedoeld als handreiking voor iedereen die betrokken is bij de beoordeling van Databeamer vóór ingebruikname. Welke onderwerpen relevant zijn en hoe deze worden beoordeeld, hangt af van de toepassing, de gegevens die worden verwerkt en de eisen van de eigen organisatie.

### Aanvullende documentatie

De volgende documenten bieden verdieping vanuit verschillende rollen:

- [Databeamer voor FG's en privacy officers](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/privacy-officers): privacy, persoonsgegevens en verantwoordelijkheden.
- [Databeamer voor IT- en applicatiebeheer](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/it-administration): inrichting, gebruikersbeheer en operationeel beheer.
- [Databeamer voor security officers en CISO's](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/security-officers): informatiebeveiliging, beveiligingsmaatregelen en restrisico's.
- [DPIA-ondersteuning Databeamer](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/dpia-support): de gegevens over Databeamer die een organisatie nodig heeft voor haar eigen DPIA.

De [compliancepagina](https://databeamer.eu/compliance) en de [juridische pagina](https://databeamer.eu/legal) bevatten aanvullende informatie.

## 1. Versleuteling en sleutelbeheer

Databeamer versleutelt alle gebruikerscontent, zoals bestanden, berichten, inzendingen en logboeknotities, op het apparaat van de gebruiker. De ontvanger ontsleutelt deze inhoud op het eigen apparaat. De servers van Databeamer bewaren en verwerken enkel versleutelde inhoud.

Het sleutelbeheer is zo ingericht dat Databeamer niet beschikt over alle sleuteldelen die nodig zijn om de persoonlijke gegevens van een gebruiker te herstellen. De gebruiker speelt daarom zelf een belangrijke rol bij het bewaren en herstellen van toegang.

De cryptografische architectuur combineert klassieke cryptografie met post-quantumtechnieken.

Meer informatie:

- [Technische architectuur en cryptografie](https://databeamer.eu/technology)
- [Databeamer voor security officers en CISO's](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/security-officers)
- [Herstelzin en shares](https://databeamer.eu/docs/account/recovery-phrase)

**Aandachtspunt:** herstelmogelijkheden verschillen van die bij veel traditionele cloudapplicaties. Wanneer alle apparaten én de herstelzin verloren zijn, kan het account niet op de gebruikelijke manier worden hersteld. Een accountreset leidt tot verlies van de persoonlijke gegevens die aan de sleutels zijn gekoppeld.

## 2. Functies en gegevensstromen

Databeamer biedt verschillende manieren om informatie uit te wisselen en samen te werken. Welke beveiligings- en privacyaspecten relevant zijn, hangt mede af van de gebruikte functies en de betrokken personen.

| Functie                     | Kenmerk en aandachtspunt                                                                                                                                   | Documentatie                                                                                                                  |
| --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Drive en gedeelde bestanden | Bestanden worden versleuteld opgeslagen. Bij uploads wordt ook een hash van het oorspronkelijke bestand gebruikt voor controle op bekende malware.         | [Bestanden uploaden en ordenen](https://databeamer.eu/docs/files/upload-and-organise)                                                              |
| Transfers                   | Bestanden kunnen worden gedeeld met mensen die geen Databeamer-account hebben. De gekozen methode voor gasttoegang is van belang.                          | [Een transfer versturen](https://databeamer.eu/docs/transfers/send-a-transfer)                                                                     |
| Requests en formulieren     | Informatie kan via formulieren worden opgevraagd en ingezonden. De inrichting en het beheer van inzendingen zijn relevant voor toegang en bewaartermijnen. | [Een request aanmaken](https://databeamer.eu/docs/requests/create-a-request), [Inzendingen op Requests beheren](https://databeamer.eu/docs/requests/manage-submissions) |
| Secure Mail                 | Vertrouwelijke informatie kan via beveiligde mail worden uitgewisseld, ook met externe ontvangers.                                                         | [Secure Mail](https://databeamer.eu/docs/transfers/secure-mail)                                                                                    |
| Chat                        | Berichten zijn versleuteld. Bepaalde communicatiegegevens, zoals betrokken accounts en tijdstippen, blijven zichtbaar.                                     | [Chat en directe berichten](https://databeamer.eu/docs/chat/messaging)                                                                             |
| Logboeken                   | Notities en logboekinhoud zijn versleuteld. Types, labels en statussen kunnen zichtbaar zijn op de server.                                                 | [Logboeken](https://databeamer.eu/docs/files/journals), [Je organisatie inrichten](https://databeamer.eu/docs/administrators/set-up-your-organisation)                  |

**Aandachtspunt:** bij de keuze voor een functie gaat het niet alleen om de versleuteling van de inhoud. Ook de gegevens die bij het gebruik zichtbaar blijven, de betrokken gebruikers en de gekozen werkwijze kunnen relevant zijn.

## 3. Identiteit en toegangsbeheer

Databeamer maakt onderscheid tussen de identiteit waarmee iemand inlogt en de cryptografische sleutels waarmee diegene toegang krijgt tot inhoud.

Organisaties kunnen gebruikmaken van single sign-on (SSO) via OIDC of SAML. Inloggen via SSO verleent op zichzelf geen toegang tot versleutelde inhoud: ook de benodigde sleutels moeten beschikbaar worden gemaakt. Een nieuwe SSO-gebruiker krijgt toegang tot organisatiegegevens nadat een beheerder de benodigde sleutels beschikbaar heeft gemaakt.

Binnen Databeamer bestaan verschillende rollen op organisatie- en groepsniveau. Een organisatiebeheerder kan organisatorische informatie beheren, maar krijgt niet automatisch toegang tot de inhoud van groepen. Die toegang hangt af van het groepslidmaatschap en de bijbehorende rechten.

Meer informatie:

- [Organisaties](https://databeamer.eu/docs/groups/organizations)
- [Groepen](https://databeamer.eu/docs/groups/groups)
- [Jouw rol als organisatiebeheerder](https://databeamer.eu/docs/administrators/your-role)

**Aandachtspunt:** de inrichting van rollen, groepslidmaatschappen, SSO en het goedkeuren van nieuwe gebruikers bepaalt mede wie toegang kan krijgen tot informatie.

## 4. Apparaten, ontgrendeling en herstel

Databeamer gebruikt apparaatspecifieke sleuteldelen die lokaal worden beschermd. Voor het ontgrendelen zijn onder meer een pincode en, waar ondersteund, passkeys mogelijk. Gebruikers kunnen meerdere apparaten aan hun account koppelen.

De herstelzin vormt een essentieel onderdeel van het herstelmodel. Het bewaren daarvan vraagt om een bewuste keuze die past bij de beveiligings- en continuïteitseisen van de organisatie.

Meer informatie:

- [Apparaten en ontgrendelen](https://databeamer.eu/docs/account/devices-and-unlock)
- [Herstelzin en shares](https://databeamer.eu/docs/account/recovery-phrase)
- [Een tweede apparaat instellen](https://databeamer.eu/docs/account/set-up-a-second-device)

**Aandachtspunt:** verlies van een apparaat, verlies van de herstelzin en het vertrek van een medewerker hebben verschillende gevolgen. Ook de procedure voor het intrekken van toegang en het resetten van accounts verdient aandacht.

## 5. Audit- en incidentgegevens

Databeamer legt handelingen vast in een auditlog. Auditvermeldingen worden door het handelende apparaat ondertekend en vervolgens in een onderling gekoppelde reeks verzegeld. Er zijn auditgegevens op account- en groepsniveau.

De auditlog kan informatie bieden bij het beoordelen van activiteiten en het onderzoeken van mogelijke incidenten. Welke gebeurtenissen worden vastgelegd en welke informatie beschikbaar is, staat beschreven in de documentatie.

Meer informatie:

- [Auditlog](https://databeamer.eu/docs/account/audit-log)
- [Databeamer voor security officers en CISO's](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/security-officers)
- [De toegang van een collega beëindigen](https://databeamer.eu/docs/groups/offboard-someone-who-left)

Voorbeelden van situaties waarbij de werking van Databeamer relevant is:

- verlies of diefstal van een apparaat;
- vertrek van een medewerker;
- een transfer of bericht dat bij de verkeerde ontvanger terechtkomt;
- een gelekte wachtwoordzin;
- ongebruikelijke activiteiten op een account.

**Aandachtspunt:** intrekken van toegang of verwijderen van gedeelde informatie kan niet ongedaan maken dat iemand informatie eerder heeft ingezien, ontsleuteld of buiten Databeamer heeft opgeslagen.

## 6. Metadata en resterende aandachtspunten

De versleuteling van de inhoud betekent niet dat alle gegevens over het gebruik van Databeamer eveneens versleuteld zijn. De server verwerkt bepaalde metadata die nodig is voor het functioneren en beheren van het platform.

Daaronder vallen onder meer accountidentiteiten, e-mailadressen, organisatienamen, groepsnamen, ledenlijsten, rollen, documenttypes, labels, statussen en bepaalde activiteiten- en communicatiegegevens.

Deze gegevens kunnen informatie geven over wie met wie communiceert, wanneer dat gebeurt en hoe vaak. Daarom is ook de inrichting van namen, labels en statussen relevant.

Daarnaast zijn er enkele specifieke aandachtspunten:

- **Gasttoegang met een e-mailcode:** bij deze ontgrendelmodus wordt de sleutel voor de betreffende transfer in escrow gehouden door een beheerde sleutelbeheerdienst. Na verificatie van toegang tot de mailbox kan de sleutel worden vrijgegeven. Tijdens die geverifieerde toegang kan Databeamer de bestanden openen. Deze uitzondering geldt niet voor de ontgrendelmodus met een wachtwoordzin.
- **Malwarecontrole:** de client stuurt een SHA-256-hash van het oorspronkelijke bestand om controle op bekende malware mogelijk te maken. De server kan daarmee herkennen dat twee gebruikers hetzelfde bestand hebben, maar krijgt de bestandsinhoud niet te zien. De controle is adviserend.
- **Sleutelrotatie:** wanneer een groepslid wordt verwijderd, beschermt de nieuwe groepssleutel toekomstige inhoud. Informatie die het verwijderde lid al heeft ontsleuteld, kan niet worden teruggehaald.
- **Verlies van herstelmogelijkheden:** wanneer alle apparaten en de herstelzin verloren zijn, kan het account niet op de gebruikelijke manier worden hersteld.

Meer informatie: [Databeamer voor FG's en privacy officers](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/privacy-officers) en [Databeamer voor security officers en CISO's](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/security-officers).

## 7. Hosting, verwerkers en compliance

Informatie over hosting, verwerkers, certificeringen, relevante normen en de verwerkersovereenkomst staat op de [compliancepagina](https://databeamer.eu/compliance) en de [juridische pagina](https://databeamer.eu/legal). Daar wordt ook toegelicht hoe Databeamer zijn beveiligingsmaatregelen relateert aan verschillende normen en compliance-eisen.

Deze informatie kan worden betrokken bij een beoordeling van de leverancier, de verwerking van persoonsgegevens en de aansluiting op de eigen eisen van een organisatie.

Voor aanvullende documentatie of een bespreking van specifieke eisen kan contact worden opgenomen via [Databeamer](https://databeamer.eu/contact?topic=support) of compliance@databeamer.io.

## 8. Verdieping per vakgebied

De relevante aandachtspunten verschillen per rol. De afzonderlijke referentiedocumenten bieden meer verdieping vanuit de volgende perspectieven:

- **Privacy en gegevensbescherming:** persoonsgegevens, zichtbare metadata, verwerkingsverantwoordelijkheden, bewaartermijnen en privacydocumentatie. Zie [Databeamer voor FG's en privacy officers](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/privacy-officers) en, voor de eigen DPIA, [DPIA-ondersteuning Databeamer](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/dpia-support).
- **IT- en applicatiebeheer:** organisatiestructuur, gebruikers en rollen, SSO, apparaten, herstel en dagelijks beheer. Zie [Databeamer voor IT- en applicatiebeheer](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/it-administration).
- **Informatiebeveiliging:** cryptografische bescherming, toegangsbeheer, auditgegevens, incidenten en restrisico's. Zie [Databeamer voor security officers en CISO's](https://databeamer.eu/docs/privacy-security-it/security-officers).

Samen geven deze documenten inzicht in de werking en aandachtspunten van Databeamer. Ze vervangen niet de beoordeling van de concrete toepassing, gegevensverwerking en eisen binnen de eigen organisatie.