# Een gedeelde projectmap opzetten voor je team

Een projectleider maakt een groep aan, bouwt de mappenstructuur en krijgt drie collega's aan het werk, allemaal voor de lunch.

**De situatie.** Maandag start een nieuw project. Vier mensen hebben dezelfde documenten nodig, en "ik mail je wel de laatste versie" moet stoppen.

**Wat je gebruikt.** Een [groep](https://databeamer.eu/docs/groups/groups) binnen je organisatie, en de [Drive](https://databeamer.eu/docs/files/upload-and-organise) daarvan.

## 1. Maak de groep aan

Kies **Nieuwe groep** onderaan de groepenbalk. Kies je organisatie, noem de groep naar het project en voeg een omschrijving van één regel toe. Voeg je drie collega's toe onder **Leden**. Gebruikt je organisatie groepstypes, kies dan het juiste.

Jij wordt **Eigenaar** van de groep. Elk lid kan alles in de groep lezen, en niemand buiten de groep kan dat. Hoe dat werkt staat bij [Groepen](https://databeamer.eu/docs/groups/groups).

## 2. Bouw de mappenstructuur

Open de **Drive** van de groep en maak mappen aan met **Nieuwe map**: bijvoorbeeld "01 Contract", "02 Werkbestanden", "03 Opleveringen". Bepaal de structuur nu; later verplaatsen is makkelijk met **Verplaatsen naar map**, maar vroeg afspreken voorkomt verwarring.

## 3. Upload wat je al hebt

Kies **Uploaden › Map** om een bestaande map van je computer in één keer binnen te halen, of sleep bestanden naar de juiste map. Het paneel **Uploads** toont de voortgang. Alles wordt op je apparaat versleuteld voordat het vertrekt.

## 4. Voeg een logboek toe voor besluiten

Kies **Nieuw logboek** en noem het "Projectlog". Vraag iedereen om voor elk besluit of elke vergadering een item op datum te schrijven. Tags zoals `#besluit` of `#klant` maken het log later doorzoekbaar. Zie [Logboeken](https://databeamer.eu/docs/files/journals).

## 5. Vertel het team waar alles staat

Plaats een kort bericht in de **Chat** van de groep: de mappenstructuur, het logboek, en de afspraak dat projectbestanden hier staan en nergens anders.

## Wat je collega's zien

De groep verschijnt in hun groepenbalk. De Drive toont dezelfde mappen en bestanden als bij jou, ontsleuteld op hun apparaat. Ze kunnen net als jij uploaden, hernoemen en verplaatsen; alleen **Instellingen** is beperkt tot eigenaren en beheerders.

## Als het project verandert

- Iemand komt erbij: **Instellingen › Leden › Lid toevoegen**. Die ziet meteen alles in de groep.
- Iemand vertrekt: verwijder die persoon. De sleutel roteert automatisch; alleen als in plaats daarvan de banner **Sleutelrotatie vereist** verschijnt, kies je **Nu roteren**. Zie [Iemand uitschrijven die vertrokken is](https://databeamer.eu/docs/groups/offboard-someone-who-left).
- Het project is klaar: **Groep archiveren** houdt alles leesbaar maar alleen-lezen.