# Je organisatie inrichten

Bepaal eerst waarvoor jullie Databeamer gebruiken, richt dan de organisatie, de groepen en rollen in, en spreek een mappenstructuur en labels af waar iedereen mee uit de voeten kan.

**De situatie.** Jullie organisatie gaat Databeamer gebruiken en jij richt het in. De verleiding is om meteen gebruikers toe te voegen en groepen aan te maken. Een goede inrichting begint echter niet bij de instellingen, maar bij de processen.

**Wat je gebruikt.** [Organisaties](https://databeamer.eu/docs/groups/organizations), [groepen](https://databeamer.eu/docs/groups/groups), [logboeken](https://databeamer.eu/docs/files/journals) en de documenttypes en labels in de organisatie-instellingen.

## 1. Bepaal hoe jullie Databeamer gebruiken

Beantwoord, bij voorkeur samen met de proces- of inhoudelijk verantwoordelijken:

- Welke informatie gaan we via Databeamer uitwisselen, en welke daarvan is vertrouwelijk of privacygevoelig?
- Met welke interne en externe partijen werken we?
- Welke medewerkers hebben toegang nodig, en wie mag zelf een groep aanmaken?
- Welke groepen hebben we nodig, en wie wordt eigenaar of beheerder?
- Welke bewaartermijnen gelden?
- Welke functies willen we gebruiken: Drive, transfers, requests, Secure Mail, chat?
- Welke afspraken gelden voor het gebruik binnen onze organisatie?
- Gaan we single sign-on gebruiken?

Probeer niet alles vooraf technisch dicht te regelen. Begin met de belangrijkste processen en gebruikersgroepen en breid daarna uit. Kies bij de start één of enkele duidelijke use cases; een gecontroleerde introductie maakt het makkelijker om gebruikers te begeleiden en de inrichting later bij te stellen.

## 2. Richt de organisatie in

Maak de organisatie aan via **Nieuw › Nieuwe organisatie** en vul onder **Instellingen** de basis in:

- **Algemeen**: naam, slug en logo.
- **Gastpagina's**: de huisstijl die gasten zien als ze jullie transfers, requests en secure mails openen.
- **Leden**: nodig de beheerders uit en geef ze hun rol. Wijs direct een tweede eigenaar aan.
- **Documenttypes** en **Groepstypes**: zie stap 5.
- **Single sign-on**, als jullie dat gebruiken.

Regel in de organisatie-instellingen vooral de zaken die voor meerdere groepen hetzelfde moeten zijn. Begin eenvoudig: een veelgemaakte fout is om direct veel groepen, documenttypes, statussen en labels aan te maken. Maak alleen wat echt nodig is en breid uit als de praktijk erom vraagt.

## 3. Richt groepen en rollen in

Groepen zijn de plek waar mensen daadwerkelijk samenwerken. Een groep valt altijd onder één organisatie, die verantwoordelijk is voor het gebruik en de capaciteit ervan. Bepaal per groep:

- wat het doel is;
- wie eigenaar is en wie beheert;
- welke gebruikers toegang nodig hebben, met welke rol;
- welke externe partijen toegang krijgen;
- welke informatie er wordt verwerkt en welke bewaartermijn geldt.

Naast eigenaar, beheerder en lid kent een groep de rol **Lezer**: die kan overal meekijken en downloaden, maar niets toevoegen, versturen of uploaden. Geef mensen alleen de toegang die ze voor hun werk nodig hebben. Een organisatiebeheerder hoeft niet lid te zijn van elke groep; heb je zelf de inhoud nodig, dan word je aan die groep toegevoegd. Zo blijven beheer en inhoudelijke toegang gescheiden.

## 4. Spreek per groepstype een vaste mappenstructuur af

Groepen worden vaak steeds voor hetzelfde soort werk aangemaakt: een project, een gezin of cliënt, een leverancier, een aanvraag. Als elke groepseigenaar zelf een mappenstructuur bedenkt, ontstaan er veel varianten van wat in feite hetzelfde dossier is. Spreek daarom per groepstype één structuur af.

Dat helpt op meer manieren dan je denkt: iedereen weet waar informatie thuishoort, een collega kan bij ziekte of vertrek direct verder, externe medewerkers die in meerdere groepen werken herkennen de indeling, dossiers van hetzelfde type zijn vergelijkbaar bij een audit of steekproef, en bewaartermijnen zijn makkelijker toe te passen als je weet wat waar staat.

Zo pak je het aan:

1. Inventariseer de groepstypes die uit stap 1 volgen.
2. Stel per type de standaardstructuur vast, samen met de inhoudelijk verantwoordelijke. Dit is geen IT-keuze alleen.
3. Leg vast wat de mappen betekenen: naam, volgorde en een korte toelichting op wat erin hoort.
4. Communiceer de afspraak aan groepseigenaren en neem die op in de introductie van nieuwe gebruikers.
5. Evalueer periodiek of de structuur nog past.

Ter illustratie:

```
Projectdossier                 Cliëntdossier
01 Opdracht en planning        01 Aanmelding en intake
02 Besluiten en verslagen      02 Plan van aanpak
03 Contracten en offertes      03 Verslagen en afspraken
04 Uitwisseling met externen   04 Correspondentie
05 Oplevering en afsluiting    05 Evaluatie en afsluiting
```

Tips: houd het klein (enkele hoofdmappen, hooguit twee of drie niveaus), zet nummers vooraan zodat de volgorde overal gelijk is, orden op soort informatie of fase en niet op persoon, vermijd persoonsgegevens in mapnamen, en maak onderscheid tussen verplichte standaardmappen en vrije ruimte.

Databeamer werkt aan sjablonen waarmee de mappenstructuur van een groepstype automatisch wordt aangemaakt. De structuur die je nu afspreekt vormt daar straks de basis van. Tot die tijd leg je haar vast in een kort overzicht en richten groepseigenaren nieuwe groepen volgens dat overzicht in.

## 5. Gebruik documenttypes en labels voor managementinformatie

[Logboeken](https://databeamer.eu/docs/files/journals) leggen gebeurtenissen, afspraken, acties of verzoeken vast. Richt je **documenttypes**, **labels** en **statussen** doordacht in, dan geven logboeken ook managementinformatie: voor sturing, verantwoording en controle. Het gaat dan om aantallen op basis van eigenschappen, zoals type, label, status, groep, medewerker en datum. De inhoud van logboeken wordt daarvoor niet gelezen; dat past bij het uitgangspunt dat beheer geen toegang tot inhoud is.

- **Documenttype**: de soort logboek, bijvoorbeeld een incidentenlog, een AVG-verzoekenlog of een voortgangslog.
- **Label**: een nadere indeling binnen een type, bijvoorbeeld bij AVG-verzoeken inzage, correctie of wissing.
- **Status**: de fase waarin een logboek zit, bijvoorbeeld open, gesloten of gearchiveerd.

| Vraag                                              | Op basis van                  |
| -------------------------------------------------- | ----------------------------- |
| Hoeveel logboeken van een bepaald type zijn er?    | documenttype                  |
| Hoeveel per label binnen een type?                 | documenttype en label         |
| Hoeveel per groep binnen de organisatie?           | groep                         |
| Hoeveel zijn open, gesloten of gearchiveerd?       | status                        |
| Hoeveel van een type zijn in een periode gesloten? | documenttype, status, periode |

Zulke overzichten bekijk je als stand (hoeveel staan er vandaag open) of als verloop (hoeveel zijn er dit kwartaal geopend en gesloten). Ze zijn bruikbaar voor sturing (waar zit de werkdruk), verantwoording (hoeveel AVG-verzoeken zijn dit jaar afgehandeld; een managementreview binnen ISO 27001) en controle (welke logboeken staan al lang open, zijn gesloten logboeken op tijd gearchiveerd).

Cijfers zijn alleen betrouwbaar als iedereen de typen, labels en statussen op dezelfde manier gebruikt. Leg daarom vast wanneer een logboek open blijft, wie het mag sluiten en wanneer een gesloten logboek wordt gearchiveerd. Beperk het aantal typen, stel labels organisatiebreed vast als vaste lijst, en wijzig typen en labels bewust, want achteraf aanpassen maakt vergelijken met eerdere periodes minder betrouwbaar. Wees zorgvuldig met cijfers per medewerker: bepaal vooraf het doel, informeer medewerkers en betrek zo nodig de functionaris gegevensbescherming of de ondernemingsraad.

> **Beveiligingsdetails**
> Types, statussen en labels zijn, anders dan de inhoud, leesbaar voor de server en voor organisatieleden buiten de groep. Dat is wat ze bruikbaar maakt voor tellingen, en ook waarom ze alleen categorieën mogen bevatten: geen namen, zaaknummers of andere gevoelige details. Zie [Groepen](https://databeamer.eu/docs/groups/groups) en [Logboeken](https://databeamer.eu/docs/files/journals).

Begin met twee of drie vragen waarop het management echt antwoord wil en richt de typen, labels en statussen daarop in. Breid pas uit als daar behoefte aan ontstaat.

## Daarna

De inrichting staat. Nu de mensen: [Databeamer invoeren bij je gebruikers](https://databeamer.eu/docs/administrators/roll-out-to-your-users).